บันทึก
ตัวเลข 5 ตัวที่ต้องบันทึกก่อนเปลี่ยนวิธีทำงาน
ถ้าคุณกำลังจะเปลี่ยนวิธีดำเนินงาน ให้ทำสิ่งนี้ก่อน: บันทึกตัวเลข 5 ตัว ไม่ใช่ค่าประมาณ แต่ตัวเลขจริงที่ดึงมาจากงานที่ผ่านมา
ผู้รับเหมาที่ข้ามขั้นตอนนี้ไปมักตอบไม่ได้หลังจาก 6 เดือนว่าอะไรดีขึ้นจริง จำได้แค่ว่ารู้สึกต่าง แต่ไม่จำได้ว่าวงรอบการออกใบแจ้งหนี้เดิมช้าแค่ไหน ถ้าไม่มีค่าตั้งต้น การปรับปรุงจะกลายเป็นแค่ความรู้สึก ไม่ใช่ข้อเท็จจริง
ทำไมตัวเลขเหล่านี้ถึงสำคัญ?
การเก็บค่าตั้งต้นไม่ต้องใช้ระบบอะไรพิเศษ แค่ใช้เวลา 2 ถึง 3 ชั่วโมงเปิดดูใบแจ้งหนี้ ใบงาน และประวัติ LINE เป้าหมายคือบันทึกสถานะปัจจุบันก่อนที่อะไรจะเปลี่ยน เพื่อให้มีจุดเปรียบเทียบที่จริงหลังจากนั้น
ตัวเลขทั้ง 5 ตัวด้านล่างไม่ใช่ตัวชี้วัดนามธรรม แต่ละตัวตรงกับปัญหาการดำเนินงานจริงที่พบในงานไฟฟ้าโรงงานของไทย: ใบแจ้งหนี้ที่ออกช้า เที่ยวรถกลับเพื่อเก็บลายเซ็น ช่องว่างในปฏิทินซ่อมบำรุง และกำลังงานที่ไม่มีใครมองเห็น
ตัวเลข 5 ตัวที่ต้องบันทึก
1. จำนวนวันจากที่งานเสร็จจนถึงส่งใบแจ้งหนี้
ดูงาน 10 งานล่าสุดที่ปิดแล้ว สำหรับแต่ละงานให้หาวันที่ทีมช่างออกจากไซต์งานและวันที่ส่งใบแจ้งหนี้ แล้วคำนวณค่าเฉลี่ยของช่องว่างนั้นเป็นวันปฏิทิน
ผู้รับเหมาไฟฟ้าที่ยังไม่มีมาตรฐานตรงนี้มักได้ตัวเลขระหว่าง 12 ถึง 30 วัน ตัวเลขที่แน่นอนสำคัญน้อยกว่าการที่มันถูกบันทึกไว้
ทุกวันในช่องว่างนั้นคือวันที่ลูกค้ามีมูลค่าแต่คุณยังไม่ได้เงิน ถ้าการเปลี่ยนกระบวนการทำให้ลดจาก 18 วันเหลือ 6 วัน คุณต้องมีเลข 18 ไว้เทียบ ถ้าไม่ได้บันทึกไว้ก่อน ตัวเลข 6 ก็ไม่มีความหมาย
2. จำนวนเที่ยวรถกลับต่อโครงการ
ดูงาน 10 งานล่าสุด นับว่ามีกี่งานที่ต้องส่งช่างหรือผู้ประสานงานกลับไปที่ไซต์หลังจากงานหลักเสร็จ ไม่ว่าจะเพื่อเก็บลายเซ็น ถ่ายรูปเพิ่ม แก้เอกสาร หรือยืนยันค่าที่วัด นับจำนวนเที่ยว ไม่ใช่จำนวนเหตุผล
หารจำนวนเที่ยวทั้งหมดด้วย 10 นั่นคือค่าเฉลี่ยต่อโครงการ
เที่ยวรถกลับกินเทคนิเชียน-เดย์ที่จัดสรรไปแล้วสำหรับงานอื่น และบางครั้งทำให้การส่งมอบล่าช้าซึ่งส่งผลต่อการออกใบแจ้งหนี้ด้วย กระบวนการไซต์ที่ดีขึ้นควรลดตัวเลขนี้ คุณต้องมีตัวเลขปัจจุบันเพื่อรู้ว่ามันลดลงจริงหรือเปล่า
3. เทคนิเชียน-เดย์ที่จองเทียบกับที่มีเดือนที่แล้ว
ดูเดือนที่แล้ว นับวันทำงานที่มีทั้งหมด: จำนวนช่างประจำ คูณด้วยวันทำงานในเดือน ลบวันลาและอบรม แล้วนับว่ามีกี่วันที่ถูกจัดสรรให้งานไซต์จริง
หารวันที่จัดสรรด้วยวันที่มีทั้งหมด แล้วคูณ 100 นั่นคืออัตราการใช้งานของเดือนที่แล้ว
ตัวเลขต่ำกว่า 60 เปอร์เซ็นต์มักหมายถึงมีกำลังที่ไม่ได้ใช้แต่ยังจ่ายค่าจ้างอยู่ ตัวเลขเกิน 90 เปอร์เซ็นต์หมายถึงตารางงานตึงเกินไปจนถ้าอะไรผิดพลาดจะแตก การรู้ตัวเลขปัจจุบันบอกได้ว่าการเปลี่ยนระบบตารางงานแก้ปัญหาจริงหรือแค่ย้ายปัญหา
ถ้ายังไม่เคยคำนวณตัวเลขนี้ ลองรันสำหรับเดือนที่แล้วและเดือนก่อนหน้า แล้วดูว่าตัวเลขนิ่งหรือแกว่ง
4. งานที่เสร็จแล้วแต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้
ตอนนี้มีกี่งานที่อยู่ในสถานะนี้: งานไซต์เสร็จแล้ว ลูกค้ารับมอบแล้ว แต่ใบแจ้งหนี้ยังไม่ออก?
นับจากเอกสารจริง ไม่ใช่จากความทรงจำ งานเหล่านี้คืองานที่คุณทำเสร็จแล้ว มีแค่ขั้นตอนธุรการบางอย่างที่ขวางอยู่: ลายเซ็นหาย ชุดรูปถ่ายยังไม่บันทึก เอกสารส่งมอบยังไม่สมบูรณ์
ผู้รับเหมาส่วนใหญ่ที่นับตัวเลขนี้ครั้งแรกมักแปลกใจที่มีงานค้างอยู่ในช่องว่างนั้นเยอะกว่าที่คิด บันทึกไว้ตอนนี้เพื่อเทียบหลัง 3 เดือน
5. ไซต์งานที่ยังไม่มีนัดหมายถัดไป
หลังจากปิดงานติดตั้ง ควรมีสองสิ่งเกิดขึ้น: นาฬิกาประกันเริ่มนับ และวันตรวจครั้งถัดไปถูกกำหนดขึ้น ภายใต้ พ.ร.บ. โรงงาน ระบบไฟฟ้าในโรงงานที่ควบคุมต้องผ่านการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นระยะ ไม่ใช่ทางเลือก
ดูรายการไซต์ที่ปิดในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา นับว่ามีกี่ไซต์ที่ไม่มีวันตรวจบันทึกอยู่ และไม่มีผู้รับผิดชอบงานซ่อมบำรุงถูกกำหนด
ไซต์ที่ไม่มีนัดหมายถัดไปมักกลายเป็นไซต์ที่คุณสูญเสีย ไม่มีนัดหมายหมายถึงลูกค้าไม่มีเหตุผลจะโทรหา ไม่มีทีมช่างที่จะส่งไป และไม่มีรายได้ซ่อมบำรุงที่วางแผนได้
เก็บข้อมูลเหล่านี้อย่างไร?
ไม่ต้องใช้ระบบพิเศษ แค่สเปรดชีตก็พอ
ข้อมูลมีอยู่ใน:
- ใบแจ้งหนี้: วันที่ส่งและหมายเลขอ้างอิงงาน
- ใบงานหรือรายงานไซต์: วันสุดท้ายที่ทำงาน หรือวันที่ในรูปถ่ายสุดท้ายถ้าไม่มีใบงาน
- ประวัติกลุ่ม LINE: ข้อความขอกลับไซต์ การยืนยัน และเธรดอัปเดตงาน
- บัญชีพนักงาน: จำนวนช่างประจำและวันลา
ตั้งงบเวลา 2 ถึง 3 ชั่วโมง มันน่าเบื่อแต่ไม่ซับซ้อน
ทำอะไรกับตัวเลขเมื่อมีแล้ว
เขียนลงกระดาษ ใส่วันที่ เก็บไว้ที่ที่หาได้ใน 4 เดือน
แค่นั้น ยังไม่ต้องแก้ไขอะไรตอนนี้ ตัวเลขเหล่านี้มีหน้าที่เดียวในตอนนี้: เป็นจุดเปรียบเทียบหลังเปลี่ยนแปลง เมื่อมีคนถามหลัง 3 เดือนว่าดีขึ้นไหม คุณจะมีคำตอบที่เป็นตัวเลข ไม่ใช่แค่ความรู้สึก
คำถามที่พบบ่อย
เก็บข้อมูลได้ไหมถ้าเอกสารยังไม่เป็นระบบ?
ได้ ค่าที่ได้อาจไม่แม่นยำนักแต่ยังมีประโยชน์ เริ่มจากใบแจ้งหนี้ที่มีและใบงาน 10 ใบล่าสุด ถ้าเอกสารไม่ครบ ใช้ประวัติ LINE แทน: หาข้อความที่ช่างบอกว่างานเสร็จและข้อความที่ยืนยันใบแจ้งหนี้ ตัวเลขคร่าวๆ ที่เก็บจากของจริงมีค่ามากกว่าตัวเลขที่เดาจากความจำ
ถ้าตัวเลขดูโอเคแล้ว ต้องทำอะไรไหม?
ไม่จำเป็น ตัวเลขเหล่านี้ไม่ได้เป็นข้อโต้แย้งเพื่อให้เปลี่ยน ถ้าวงรอบใบแจ้งหนี้สั้นอยู่แล้ว เที่ยวรถกลับน้อย และไซต์งานส่วนใหญ่มีนัดหมายถัดไป นั่นหมายถึงการดำเนินงานดีกว่าค่าเฉลี่ย ตัวเลขก็ยังมีค่าในฐานะหลักฐานยืนยันสิ่งนั้น
ต้องอัปเดตตัวเลขทุกเดือนไหม?
ไม่จำเป็น อัปเดตเมื่อมีอะไรเปลี่ยนแปลงสำคัญ: ระบบใหม่เข้ามา ผู้ประสานงานหลักออกไป รับงานประเภทใหม่ หรือขยายทีมช่าง สำหรับตัวเลขที่ 4 (งานเสร็จแต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้) ควรดูทุกเดือนโดยไม่ขึ้นกับว่ามีอะไรเปลี่ยนหรือเปล่า เพราะช่องว่างตรงนั้นมักโตขึ้นเงียบๆ
ตัวเลขทั้ง 5 ตัวนี้ไม่ได้แก้อะไรด้วยตัวมันเอง แต่การเปลี่ยนแปลงโดยไม่มีตัวเลขเหล่านี้คือการทำงานโดยไม่มีจุดอ้างอิง 6 เดือนของความพยายามที่วัดผลไม่ได้คือสาเหตุที่การปรับปรุงมักล่องหน และเหตุผลที่การตัดสินใจดีถูกพลิกกลับเพราะไม่มีใครพิสูจน์ได้ว่ามันทำงาน
ถ้าต้องการคุยว่าตัวเลขเหล่านี้อยู่ที่ไหนในการดำเนินงานของคุณก่อนตัดสินใจเปลี่ยน หน้า /th/schedule-a-call/ เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี