บันทึก
ต้นทุนของงานที่เสร็จแล้วแต่ยังออกบิลไม่ได้
งานเสร็จไปหลายวันแล้ว รถออกจากไซต์ไปแล้ว ทีมช่างย้ายไปทำโปรเจกต์ถัดไปแล้ว แต่ใบแจ้งหนี้สำหรับไซต์นั้นยังไม่ออก ระหว่างทางจากเนื้องานเสร็จถึงคิวบิล มีลายเซ็นที่หาไม่เจอ มีผู้จัดการโครงการที่ลืมแจ้งออฟฟิศ หรือไม่มีใครรู้ว่าขั้นตอนถัดไปคืออะไร
ทุกวันที่ผ่านไป งานนั้นยังดึงเงินทุนหมุนเวียนออกจากธุรกิจอยู่ แต่ยังไม่ได้รับเงินกลับคืน นั่นคือต้นทุนของงานที่ยังออกบิลไม่ได้ และธุรกิจส่วนใหญ่ไม่เคยวัดตัวเลขนี้อย่างจริงจัง
“เสร็จแต่ยังไม่บิล” หมายความว่าอะไรจริงๆ
เมื่อช่างทำงานหกวันในไซต์หนึ่ง ค่าแรงนั้นจ่ายไปแล้วหรือต้องจ่าย ไม่ว่าจะมีลายเซ็นในไฟล์หรือเปล่า ค่าน้ำมัน วัสดุที่ใช้ไป และเวลาช่างแต่ละคนไม่เปลี่ยนตามสถานะเอกสาร
แต่ลูกค้ายังไม่ได้จ่ายอะไร นาฬิกาเครดิตยังไม่เริ่มนับจนกว่าใบแจ้งหนี้จะส่งออกไป และในงานไฟฟ้าเชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่ในไทย ใบแจ้งหนี้ออกไม่ได้ถ้ายังไม่มีลายเซ็นรับมอบ
ต้นทุนของงานที่ออกบิลไม่ได้จึงเป็น: ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการทำงาน ที่ธุรกิจของคุณต้องแบกรับในทุกวันระหว่างวันที่เนื้องานเสร็จถึงวันที่ออกใบแจ้งหนี้ได้จริง ช่วงเวลานั้นอยู่ในการควบคุมของคุณทั้งหมด แต่ส่วนใหญ่ไม่ได้วัดมัน
วัดงานค้างบิลของตัวเองยังไง?
ลองทำแบบฝึกหัดนี้กับตัวเลขจริงของธุรกิจ
เลือกโปรเจกต์ที่เสร็จในช่วง 90 วันที่ผ่านมาสักงาน จดวันที่ช่างทำงานในไซต์เสร็จ แล้วหาวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ผลต่างนั้นคือระยะเวลา lag ก่อนออกบิลของงานนั้น
ทำซ้ำกับอีก 4 ถึง 5 งาน ถ้าค่าเฉลี่ยเกิน 5 ถึง 7 วัน แสดงว่ามีช่องว่างในกระบวนการที่ยังไม่ถูกแก้ และไม่ใช่ข้อยกเว้น แต่เป็นวิธีที่ทำมาโดยตลอด
ถ้าอยากประเมินขนาดของช่องว่าง: เอาจำนวนเทคนิเชียน-เดย์เฉลี่ยต่อโปรเจกต์ คูณด้วยจำนวนโปรเจกต์ต่อเดือน คูณด้วยจำนวนวัน lag เฉลี่ย แล้วหารด้วยความยาวโปรเจกต์เฉลี่ย ตัวเลขที่ได้บอกว่าธุรกิจกำลังแบกรับเทคนิเชียน-เดย์เท่าไหร่ในรูปของงานที่เสร็จแล้วแต่ยังออกบิลไม่ได้
จุดประสงค์ไม่ใช่หาตัวเลขที่แม่นยำ แต่คือทำให้ช่องว่างนั้นมองเห็นได้ เจ้าของส่วนใหญ่ที่ทำการคำนวณนี้พบว่าตัวเลขใหญ่กว่าที่ประมาณไว้
ทำไมช่องว่างนี้ถึงสะสมเรื่อยๆ?
สาเหตุที่พบบ่อยมักซ้อนทับกัน:
- ลายเซ็นรับมอบไม่ได้รับในไซต์วันที่งานเสร็จ ต้องตามหลายรอบหลังจากนั้น
- ผู้จัดการโครงการถือว่างานจบที่เนื้องานเสร็จ ไม่ได้มองว่าการปิดบิลเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่
- ออฟฟิศไม่มีสัญญาณชัดเจนว่าเมื่อไหร่ควรออกใบแจ้งหนี้ จึงรอให้มีคนบอก
- วิศวกรของลูกค้าไม่อยู่หน้างานวันสุดท้าย และไม่มีใครติดตามอย่างเป็นระบบ
- เอกสารส่งมอบต้องเขียนจากความจำที่ออฟฟิศหลังจบงาน ทำให้เพิ่มเวลาอีก 3 ถึง 5 วัน
แต่ละข้อเพิ่มวันให้กับ lag รวมกันได้ง่ายๆ สองถึงสามอาทิตย์ต่อโปรเจกต์ ในธุรกิจที่รับเดือนละแปดโปรเจกต์ lag นั้นไม่เคยหมดสะอาดก่อนที่โปรเจกต์ใหม่จะเสร็จและเข้าคิว
เมื่อคิวบิลมองเห็นได้ อะไรเปลี่ยน?
การแยกงานออกเป็นสามสถานะที่ชัดเจนคือสิ่งที่ช่วยได้มากที่สุด: งานที่ยังเปิดอยู่ งานที่ปิดแต่ยังไม่ออกบิล และงานที่ออกบิลแล้ว
ธุรกิจส่วนใหญ่รวมสองสถานะแรกเข้าด้วยกัน งานอยู่ระหว่างทำหรือเสร็จแล้ว ไม่มีหมวดกลาง เพราะไม่มีใครตั้งชื่อมัน
เมื่อตั้งชื่อหมวด “ปิดแต่ยังไม่บิล” และมีหน้าจอที่แสดงทุกงานในสถานะนี้พร้อมจำนวนวันที่ค้างอยู่ พฤติกรรมของทีมเริ่มเปลี่ยน ผู้จัดการโครงการที่เห็นงานตัวเองปรากฏอยู่ในหน้าจอนั้นมักปิดงานได้เร็วกว่าคนที่ถูกขอให้จำเอาเอง การทำให้ใบส่งมอบที่เซ็นแล้วเป็นประตูเข้าคิวนั้นคือสิ่งที่ทำให้สามสถานะนี้ตรงกับความจริง
ผลอีกอย่างคือเจ้าของได้ตัวเลขที่จับต้องได้: มูลค่างานที่เสร็จแล้วแต่ยังไม่ผ่านกระบวนการบิล ติดตามตัวเลขนั้นตามเวลา ธุรกิจที่ตัวเลขสูงและนิ่งตลอดมีปัญหาในกระบวนการ ธุรกิจที่ตัวเลขต่ำแก้ lag ได้แล้ว
คำถามที่พบบ่อย
ระยะเวลา lag ก่อนออกบิลที่ยอมรับได้คือเท่าไหร่?
มี lag บางส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เตรียมเอกสาร รอลูกค้าอนุมัติ ล้วนใช้เวลา แต่ส่วนที่อยู่ในมือเรา ตั้งแต่เนื้องานเสร็จถึงวันที่ส่งใบแจ้งหนี้ ควรวัดเป็นวัน ไม่ใช่สัปดาห์ ถ้าเกิน 7 วันเป็นประจำ มีจุดที่แก้ได้ในกระบวนการ
ถ้าลูกค้าเป็นคนที่ทำให้ช้า?
เตรียมเอกสารก่อนวันสุดท้ายของการติดตั้ง ไม่ใช่หลัง ถ้าวิศวกรลูกค้าจะมาเซ็นรับมอบ ให้นัดเป็นขั้นตอนปิดงานอย่างเป็นทางการ เมื่อลายเซ็นมาถึง ใบแจ้งหนี้ควรออกวันเดียวกัน แยกให้ชัดว่าส่วนไหนคือ delay ของลูกค้าและส่วนไหนคือ delay ของกระบวนการเรา แล้วกำจัดเฉพาะส่วนที่สอง
งานค้างบิลส่งผลต่อกระแสเงินสดจริงไหม?
ส่งผลต่อเวลา ไม่ใช่ยอดรวม ถ้าออกบิลเร็วขึ้นหนึ่งอาทิตย์ เงินก็มาเร็วขึ้นหนึ่งอาทิตย์ ในธุรกิจที่มีหลายโปรเจกต์ต่อเดือน อาทิตย์เหล่านั้นรวมกันเป็นส่วนต่างของทุนหมุนเวียนที่วางแผนได้
TRACE 30 ตั้งหน้าจอเจ้าของที่แยกงานที่ปิดแต่ยังไม่ออกบิลออกมาเป็นหมวดต่างหาก เห็นได้ตั้งแต่วันที่ปิดงาน พร้อมจำนวนวันที่ค้างสำหรับแต่ละงาน ถ้าอยากเข้าใจว่ากลไกนี้ทำงานยังไงในทางปฏิบัติ ดูรายละเอียดได้ที่ /th/program/ หรือนัดคุยสั้นๆ ได้ที่ /th/schedule-a-call/