บันทึก
อ่านอัตราการใช้งานช่างให้เป็นประโยชน์ ไม่ใช่การสอดส่อง
อัตราการใช้งาน (utilisation) คือตัวเลขที่บอกว่าช่างกี่วันในแต่ละเดือนถูกจัดเข้างานจริง เปรียบกับวันทำงานทั้งหมดที่มีช่างพร้อม ถ้าทีมมีช่าง 15 คนและดำเนินงาน 8 ถึง 10 โปรเจกต์ต่อเดือน แล้วตัวเลขนี้อยู่ที่ 55% นั่นหมายความว่าวันทำงานเกือบครึ่งไม่มีงานมอบหมาย
ตัวเลขนั้นมีประโยชน์ แต่ปัญหาคือทันทีที่เจ้าของธุรกิจเริ่มติดตามมัน ช่างจะสังเกตเห็น และคำถามที่เกิดขึ้นในใจช่างคือ ตัวเลขนี้จะถูกเอาไปใช้กดดันพวกเขาไหม?
อัตราการใช้งานช่างวัดอะไรกันแน่?
ในบริบทงานภาคสนาม อัตราการใช้งานคือสัดส่วนระหว่างวันช่างที่ถูกจัดเข้างาน กับวันช่างทั้งหมดที่มีในช่วงเวลานั้น ถ้าทีม 10 คนทำงาน 20 วันในเดือนหนึ่ง วันช่างรวมคือ 200 วัน ถ้า 130 วันมีงานมอบหมายในตาราง อัตราการใช้งานคือ 65%
ตัวเลขนี้ไม่ได้วัดความขยัน ช่างที่ทำงานเต็มวันในโรงงานอาจใช้เวลา 6 ชั่วโมงกับงานไฟฟ้าจริงๆ และอีก 2 ชั่วโมงรอผู้จัดการโรงงานมาเปิดห้อง ตัวเลขบันทึกวันนั้นว่า “มีงาน” ทั้งวัน ไม่มีการแยกแยะว่าใช้เวลาส่วนไหนไปอย่างไร
สิ่งที่ตัวเลขนี้วัดคือประสิทธิภาพการจัดตาราง ตัวหารคือจำนวนวันช่างชุดเดียวกับที่ใช้จัดตารางและรับปากงาน ช่องว่างในอัตราการใช้งานมักเป็นปัญหาของการจัดตารางก่อน ไม่ใช่ปัญหาของทีมช่าง
ทำไมการติดตามตัวเลขนี้ถึงทำให้ช่างรู้สึกไม่สบายใจ?
ช่างส่วนใหญ่เคยทำงานที่มีการติดตามเวลาและใช้ข้อมูลนั้นตั้งคำถามกับพวกเขา รูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ำๆ คือตัวเลขปรากฏบนหน้าจอ แล้วคำถามที่ตามมาคือ “วันอังคารที่แล้วทำไมไม่มีงาน?”
นั่นคือการสอดส่อง ช่างถูกถามให้อธิบายเวลาที่ธุรกิจล้มเหลวในการจัดงานให้
ความรู้สึกนี้สมเหตุสมผล ถ้างานถูกมอบหมายผ่านกลุ่ม LINE แล้วถูกยกเลิกโดยไม่มีการอัปเดตในระบบ ช่างเสียวันทำงานไปและตัวเลขตก ถ้าเจ้าของมองตัวเลขโดยไม่รู้บริบทของตาราง ช่างจะดูเหมือนทำงานต่ำกว่ามาตรฐานทั้งที่ฝ่ายประสานงานต่างหากที่พลาด
ระบบที่ทำให้ช่างรู้สึกต้องรับผิดชอบต่อตัวเลขต่ำที่ตัวเองไม่ได้ก่อจะเจอแรงต้านทาน ข้อมูลในระบบจะไม่ตรงกับความเป็นจริง และตัวเลขก็ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป
จะอ่านตัวเลขในระดับทีมแทนระดับบุคคลได้อย่างไร?
แนวทางที่ได้ผลในธุรกิจขนาดนี้คือเริ่มจากภาพรวมของทีมก่อน ไม่ใช่เจาะดูรายบุคคลตั้งแต่ต้น
คำถามที่ควรถามคือ ในเดือนนี้วันช่างที่มีงานมอบหมายคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของวันที่มีช่างทั้งหมด? ถ้าต่ำกว่าที่ควร คำถามต่อไปคือวันที่ว่างเปล่าอยู่ตรงไหน และมีงานที่น่าจะจัดเข้าได้ไหม?
อัตราการใช้งานระดับทีมชี้ไปที่ระบบการจัดตาราง ไม่ใช่ตัวช่าง ถ้า 40% ของวันในเดือนนั้นไม่มีงานมอบหมาย คำถามแรกคืองานอยู่ในระบบแต่ยังไม่ถูกส่งออก หรืองานยังไม่มาถึงเลย ทั้งสองกรณีเป็นคำถามเชิงปฏิบัติการ ไม่ใช่คำถามเกี่ยวกับช่างคนใดคนหนึ่ง
ข้อมูลรายบุคคลมีประโยชน์ แต่ควรใช้ในบริบทและเวลาที่ต่างออกไป ถ้าช่างคนหนึ่งมีวันทำงานน้อยกว่าเพื่อนร่วมทีมอย่างสม่ำเสมอหลายเดือน อาจสะท้อนว่าทักษะไม่ตรงกับงานที่มีอยู่ หรือมีความชอบด้านตารางที่ผู้ประสานงานยังไม่รู้ นั่นเป็นบทสนทนาที่ควรทำแยกต่างหาก พร้อมข้อมูลครบถ้วน ไม่ใช่จากการเห็นตัวเลขครั้งเดียว
ตัวเลขต่ำมักบอกอะไรในธุรกิจติดตั้งโรงงาน?
สำหรับผู้รับเหมาที่ทำงานโซลาร์เชิงพาณิชย์หรือ LED อุตสาหกรรมในประเทศไทย อัตราการใช้งานต่ำมักเกิดจากสามสาเหตุหลัก
- งานมีแต่ยังไม่ถูกส่งออก: งานอยู่ในตารางแต่ยังไม่มีชื่อช่างแนบ นี่คือความล้มเหลวของการประสานงาน ไม่ใช่ปัญหาของทีม
- งานมาถึงช้าในเดือนนั้น: โปรเจกต์โรงงานมักอนุมัติและเริ่มงานช่วงเวลาใกล้เคียงกัน เดือนที่งานส่วนใหญ่เริ่มในสองสัปดาห์สุดท้ายจะมีตัวเลขต่ำช่วงแรกเสมอ ไม่ว่าทีมจะทำงานดีแค่ไหนก็ตาม
- งานยืนยันแล้วแต่ยังไม่แตก Job Order: งานอยู่ใน pipeline แต่ยังไม่ผ่านขั้นตอนจัดตาราง ตัวเลขต่ำเพราะขั้นตอนนั้นยังไม่เกิดขึ้น ไม่ใช่เพราะช่างไม่พร้อม
คำอธิบายเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งที่ช่างจะแก้ได้ แต่มองเห็นได้ในข้อมูลตาราง ถ้าดูในระดับที่ถูกต้อง
ลองคิดดูตัวอย่างนี้ ผู้รับเหมาที่มีช่าง 12 คนปิดงานได้ 8 โปรเจกต์ในเดือนหนึ่ง วันช่างที่มีทั้งหมดคือ 240 วัน วันที่มีงานมอบหมายในตาราง 140 วัน อัตราการใช้งาน 58% ก่อนจะสรุปอะไร ผู้ประสานงานควรตรวจสอบก่อนว่า Job Order ทั้ง 8 โปรเจกต์เข้าระบบครบภายในสัปดาห์แรกของเดือนไหม ถ้า 4 โปรเจกต์เพิ่งเข้าระบบในสัปดาห์ที่สอง ช่องว่างใน 8 วันแรกนั้นเป็นปัญหาของการเตรียมตาราง ไม่ใช่ปัญหาของคน
คำถามที่พบบ่อย
อัตราการใช้งานที่ดีสำหรับผู้รับเหมาขนาดนี้ควรอยู่ที่เท่าไร?
ไม่มีตัวเลขสากล แต่ผู้รับเหมาที่มีงานสม่ำเสมอ 8 ถึง 10 โปรเจกต์ต่อเดือน ช่าง 10 ถึง 25 คน ควรเห็นวันที่มีงานมอบหมาย 65 ถึง 75% ในเดือนปกติ ต่ำกว่า 60% หลายเดือนติดต่อกันบ่งชี้ว่าระบบส่งงานมีปัญหา หรือกระบวนการจัดตารางยังจับคู่งานกับช่างได้ไม่เร็วพอ สูงกว่า 85% ต่อเนื่องอาจหมายความว่าไม่มีพื้นที่รับงานเร่งด่วน
เมื่อไรควรดูข้อมูลรายบุคคล?
หลังดูภาพรวมทีมและพบรูปแบบที่ข้อมูลรายบุคคลจะช่วยอธิบายได้ ถ้าช่างคนหนึ่งมีวันทำงานน้อยกว่าผู้อื่นสม่ำเสมอในขณะที่ภาพรวมทีมปกติ ข้อมูลรายบุคคลช่วยหาคำตอบได้ แต่ถ้าภาพรวมทีมแสดงช่องว่างทั้งเดือน การดูรายบุคคลมักไม่ช่วยและอาจนำไปสู่บทสนทนาที่ไม่เป็นธรรม
จะทำให้ทีมเข้าใจว่านี่ไม่ใช่การสอดส่องได้อย่างไร?
ด้วยการทำให้ตัวเลขระดับทีมโปร่งใสและอธิบายว่ามันมาจากอะไร ถ้าผู้ประสานงานทบทวนตัวเลขในการประชุมรายเดือนแล้วบอกว่า “เดือนที่แล้วเราได้ 58% และ 14 วันที่ว่างเปล่าอยู่ในช่วงแรกก่อนโปรเจกต์จะเริ่ม” ทีมเข้าใจว่านี่คือการสังเกตเรื่องการจัดตาราง ตัวเลขเดียวกันถ้าพูดว่า “แค่ 58% ใครนั่งเล่นอยู่?” ผลที่ได้จะตรงข้าม ตัวเลขเป็นกลาง แต่วิธีพูดถึงมันไม่ใช่
นำไปใช้ในระบบงานที่ดี
กระดานงานที่ดีให้คนที่เป็นเจ้าของหน้าจอในแต่ละวันมองเห็นวันที่ว่างเปล่าควบคู่กับงานที่มีในตาราง นั่นเพียงพอสำหรับการแยกแยะว่าช่องว่างเกิดจากการส่งงานที่บกพร่องหรือจากงานที่ยังไม่มา โดยไม่ต้องเปิดดูข้อมูลช่างรายบุคคล คำถามระดับทีมได้คำตอบก่อน คำถามรายบุคคลมาทีหลัง พร้อมบริบทที่เพียงพอ
ถ้าต้องการดูว่าหน้าจอของเจ้าของครอบคลุมอะไรบ้าง หน้าโปรแกรมที่ /th/program/ อธิบายโครงสร้างทั้งหมด และสามารถนัดคุยที่ /th/schedule-a-call/ เพื่อรีวิวด้วยตัวเลขจากธุรกิจของคุณเอง