บันทึก
รับโปรเจกต์ถัดไปได้ไหม: เช็กกำลังคนก่อนเซ็นสัญญา
ลูกค้าโทรมา ต้องการติดโซลาร์บนหลังคาโรงงาน 80 kWp ต้องการช่าง 10 คน ทำงาน 3 สัปดาห์ เริ่ม 6 สัปดาห์จากนี้ คุณบอกว่าขอเช็กก่อน แล้วก็ใช้เวลา 20 นาทีถามไลน์กลุ่ม ถามหัวหน้างาน กว่าจะได้คำตอบ สุดท้ายก็ได้แค่ประมาณการ ถ้าประมาณการนั้นผิด คุณจะรู้ก็ตอนถึงวันจริง
นี่คือปัญหาของการรับงาน ไม่ใช่เรื่องช่างไม่พอ แต่เป็นเรื่องที่คุณไม่รู้ในทันทีว่าเทคนิเชียน-เดย์ที่มีอยู่ถูกจองไปแล้วเท่าไรในช่วงเวลานั้น การเช็กกำลังคนอย่างเป็นระบบเปลี่ยนประมาณการนั้นให้กลายเป็นคำตอบที่มั่นใจได้
“กำลังคน” หมายความว่าอะไรกันแน่
กำลังคนไม่ใช่จำนวนช่างในบริษัท ตัวเลขที่สำคัญกว่าคือเทคนิเชียน-เดย์ที่ยังว่างอยู่ในช่วงสัปดาห์ที่ต้องการ หน่วยที่อยู่ข้างใต้นั้นคือช่างหนึ่งคนอยู่หน้างานหนึ่งวันเต็ม ซึ่งเป็นฐานของการเช็กทั้งหมดนี้
- ช่างอาวุโสที่อยู่ระหว่างติดตั้งโซลาร์โปรเจกต์ใหญ่ไม่ใช่คนว่าง แม้จะนับอยู่ในทีม
- ช่างที่ปิดงานวันศุกร์และต้องเริ่มงานใหม่วันจันทร์ มีวันว่างแค่หนึ่งวัน
- ช่างที่สำรองไว้รับงานประกันหรือรอตรวจสอบประจำปีไม่ใช่กำลังคนที่จัดสรรงานใหม่ได้
สูตรง่ายๆ:
เทคนิเชียน-เดย์ที่ว่าง = (จำนวนช่างทั้งหมด) x (วันทำงานในช่วงเวลาเป้าหมาย) ลบ (วันที่จองไปแล้วในช่วงนั้น)
ปัญหาคือการหาตัวเลข “วันที่จองไปแล้ว” ให้เร็วและถูกต้อง
ตอนนี้ทีมของคุณรับงานไปเต็มแค่ไหน?
ก่อนรับงานใหม่ คุณต้องมีภาพรวมว่าช่างแต่ละคนถูกจองไว้กี่วันในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง ผู้รับเหมาส่วนใหญ่ไม่สามารถดึงข้อมูลนี้ออกมาได้ภายในห้านาที ข้อมูลมีอยู่ แต่กระจัดกระจาย ทั้งในสเปรดชีต ในหัวหัวหน้างาน หรือในกลุ่มไลน์
เป้าหมายคือมองเห็นภาพรวมของงานที่รับไว้ทั้งหมดในรูปเทคนิเชียน-เดย์ต่อสัปดาห์ ไม่ใช่ชื่อโปรเจกต์หรือวันสิ้นสุดงาน ตัวเลขรายสัปดาห์ต่างหากที่บอกได้ว่าช่วงไหนยังว่าง ช่วงไหนเต็มแล้ว
ตัวอย่างเช็กจริง
สมมติบริษัทมีช่าง 16 คน มีลูกค้าขอช่าง 9 คน ทำงาน 15 วัน เริ่มสัปดาห์ที่ 7 (ประมาณหกสัปดาห์จากนี้) การเช็กครอบคลุมสัปดาห์ที่ 7, 8, และ 9
งานที่จองไว้แล้วในช่วงนั้น:
- โปรเจกต์ A (โซลาร์โรงงาน 300 kWp): ช่าง 6 คน ตลอด 15 วัน = 90 เทคนิเชียน-เดย์
- โปรเจกต์ B (LED โกดัง): ช่าง 4 คน แค่ 8 วันแรก = 32 เทคนิเชียน-เดย์ แล้วก็ว่าง
- ช่างสำรองงานประกัน: 1 คน ไม่สามารถส่งงานอื่นได้
สัปดาห์ที่ 7: 16 ลบ 6 ลบ 4 ลบ 1 = ช่าง 5 คนว่าง
โปรเจกต์ B จบกลางสัปดาห์ที่ 8 ช่างสี่คนนั้นก็ว่างต่อ รวมเป็นเก้าคนตั้งแต่วันนั้นเป็นต้นไป
ตอบลูกค้าได้เลยว่า: “เริ่มเต็มจำนวนได้ตั้งแต่ต้นสัปดาห์ที่แปดครับ สัปดาห์ที่เจ็ดส่งช่างล่วงหน้าห้าคนสำรวจและเตรียมพื้นที่ก่อนได้ หากต้องการยืนยันวันเริ่มงาน ต้องแจ้งภายในสัปดาห์นี้เพื่อจองวันไว้” นั่นคือคำตอบที่แน่นอน ไม่ใช่การเดา
อะไรทำให้กำลังคนดูว่างทั้งที่ไม่ว่าง?
มีสามเรื่องที่ทำให้ตัวเลขผิดพลาดบ่อย:
งานที่เซ็นไปแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งช่าง ถ้าปิดสัญญาเดือนที่แล้วแต่ยังไม่ได้เริ่มงาน วันเหล่านั้นถูกขายไปแล้ว ไม่ใช่วันว่าง
งานที่ตารางยังหลวมๆ โปรเจกต์ที่ไม่มีวันส่งมอบชัดเจนมักดูดซับช่างที่ดูเหมือนว่างอยู่ พอมีโปรเจกต์อื่นเข้ามาแข่งช่วงเดียวกัน ตัวเลขก็พังทันที ให้นับทุกงานที่เซ็นสัญญาแล้วว่าจองไว้แล้ว ไม่ว่าตารางจะดูกว้างแค่ไหน
ช่างที่สำรองไว้งานประกันหรือตรวจสอบ ช่างพวกนี้นับอยู่ในทีมแต่ใช้งานโปรเจกต์ใหม่ไม่ได้ พวกเขาปรากฏในหัวข้อของคุณแต่ไม่อยู่ในส่วนที่จัดสรรได้
ทักษะของช่างสำคัญไหม?
สำคัญ แต่เป็นการเช็กขั้นที่สอง เทคนิเชียน-เดย์รวมคือตัวกรองแรก ถ้าตัวเลขตึงอยู่แล้ว โปรเจกต์มีความเสี่ยงโดยไม่ต้องดูทักษะ ถ้าตัวเลขสบาย ค่อยดูว่าทักษะที่ต้องการมีว่างในช่วงนั้นไหม
สำหรับผู้รับเหมาไฟฟ้าไทยที่ทำทั้งโซลาร์และ LED ความต่างมีอยู่จริง: ช่างติดตั้งแผงบนหลังคาโรงงานไม่ใช่คนเดียวกับช่างที่ทำ MDB และต่อ inverter และทีม LED ที่เปลี่ยนโคมไฮเบย์ในโกดังก็มีทักษะต่างออกไปอีก ทั้งหมดอยู่ในหัวข้อของคุณ แต่แทนกันได้ไม่ทุกงาน
แนวทางง่ายๆ: แท็กช่างตามขอบเขตหลัก เช่น หลังคา, ไฟฟ้า, LED แล้วกรองตามขอบเขตที่โปรเจกต์ใหม่ต้องการเมื่อรันการเช็ก
FAQ
ควรเช็กล่วงหน้าไกลแค่ไหน?
ดูช่วงเวลาเป้าหมายบวกบัฟเฟอร์สองสัปดาห์ทั้งสองด้าน ถ้าช่วงนั้นตกอยู่ในช่วงมีนาคมถึงพฤษภาคมที่ความต้องการกับวันว่างสวนทางกัน ให้เช็กเร็วกว่านั้น งานปัจจุบันมักสะดุดหรือยืดออกไป และงานใหม่อาจต้องส่งช่างสำรวจก่อนเริ่มจริง โปรเจกต์ที่ยืดออกหนึ่งสัปดาห์กินเข้าไปในวันเริ่มของโปรเจกต์ถัดไปโดยตรง
ถ้าไม่รู้ว่าตอนนี้จองไปเท่าไรแล้วจะทำอย่างไร?
นั่นแหละคือสัญญาณ ถ้าใช้เวลา 30 นาทีกว่าจะรู้ว่าทีมทำอะไรอยู่ในหกสัปดาห์ข้างหน้า ทุกวันที่บอกลูกค้าคือการเดา และความเสี่ยงของการเดาผิดตกอยู่กับคุณหลังเซ็นสัญญาแล้ว การเช็กกำลังคนมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อข้อมูลที่อยู่เบื้องหลังนั้นครบและทันสมัย
งานที่ใช้ผู้รับเหมาช่วงนับรวมด้วยไหม?
เฉพาะงานที่คุณเป็นคนจัดการและประสานงานเอง ผู้รับเหมาช่วงที่พาทีมของตัวเองมาและบริหารตารางเองอยู่นอกกำลังคนของคุณ ติดตามเฉพาะวันที่ช่างของคุณเองรับผิดชอบส่งมอบ
สรุป
การเช็กกำลังคนก่อนรับงานไม่ใช่เรื่องของความระมัดระวังมากเกินไป แต่เป็นเรื่องของการให้คำตอบที่มั่นใจกับลูกค้าแทนที่จะเป็นแค่ความหวัง และหลีกเลี่ยงความวุ่นวายที่ตามมาเมื่อรับงานเกินกำลัง บอร์ดที่แสดงเทคนิเชียน-เดย์ของทีมแยกตามสัปดาห์ทำให้การเช็กนี้ใช้เวลาแค่สองนาที แทนที่จะต้องโทรถามหลายต่อหลายคน
ถ้าอยากดูว่าบอร์ดนั้นทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติ โปรแกรม TRACE 30 ช่วยติดตั้งให้พร้อมใช้ภายใน 30 วัน