บันทึก
เปลี่ยนการตรวจไฟฟ้าโรงงานประจำปีให้เป็นงานที่วางแผนได้
โรงงานที่ติดตั้งโซลาร์เชิงพาณิชย์ ไฟ LED อุตสาหกรรม หรือระบบไฟฟ้าอื่นๆ มักต้องผ่านการตรวจสอบระบบไฟฟ้าเป็นระยะเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโรงงาน สำหรับผู้รับเหมาที่ทำการติดตั้ง นั่นหมายความว่ามีงานที่คาดเดาได้หนึ่งงานต่อไซต์ต่อปี: กลับไปตรวจ เซ็นรายงาน และส่งต่อ
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวงาน แต่อยู่ที่ส่วนใหญ่ไม่มีระบบให้มองเห็นล่วงหน้าว่างานนั้นกำลังจะมาถึง
ภาระงานตรวจสะสมขึ้นทุกครั้งที่ส่งมอบไซต์
ทุกครั้งที่ปิดงานโรงงาน คุณได้เพิ่มวันตรวจอีกหนึ่งวันเข้าปฏิทิน ผู้รับเหมาที่ปิดงานโรงงานปีละสิบโครงการและดำเนินธุรกิจมาสามปีมีภาระงานตรวจสะสมอยู่สามสิบไซต์ กระจายอยู่ในสามสิบที่ตั้ง สามสิบชื่อผู้ติดต่อ และสามสิบวันที่แตกต่างกัน
ถ้าข้อมูลเหล่านั้นอยู่ที่ไหนสักแห่ง ส่วนใหญ่มักอยู่ในเอกสารส่งมอบงานต้นฉบับ สเปรดชีตที่ไม่มีใครอัปเดต หรือในหัวของหัวหน้างาน ไม่มีระบบใดเหล่านั้นสร้าง Job Order ไม่มีอันไหนมอบหมายช่าง มีแค่วันที่ที่รอให้ผ่านไปเงียบๆ
เกิดอะไรขึ้นเมื่อวันตรวจมาถึงโดยไม่มีแผน?
ในธุรกิจที่ไม่มี Site Register การตรวจประจำปีมักมาในรูปแบบโทรศัพท์จากโรงงาน
ผู้จัดการฝ่ายอาคารโทรมา บอกว่ามีการตรวจสอบในอีกสามสัปดาห์ ผู้รับเหมาต้องดำเนินการทั้งหมดต่อไปนี้:
- หาเอกสารส่งมอบงานต้นฉบับและยืนยันว่าติดตั้งอะไรไป
- ตรวจสอบว่าการรับประกันยังมีผลอยู่และใครออกให้
- หาช่างที่เคยไปที่ไซต์นั้นมาก่อน
- เคลียร์ตารางให้มีเวลาหนึ่งวันสำหรับการตรวจ
- จัดทำรายงานในรูปแบบที่ผู้ตรวจสอบยอมรับ
ทั้งหมดนั้นเกิดขึ้นภายในสามสัปดาห์ ในขณะที่ตารางปกติยังมีงานติดตั้งอื่นๆ อยู่ ถ้าเกิดสี่ห้าไซต์มาพร้อมกันในไตรมาสเดียวกัน ปัญหากลายเป็นเรื่องเชิงโครงสร้าง: ช่างล้น งานล่าช้า และรายงานที่เขียนจากความจำแทนที่จะมาจากบันทึกจริง
ทำไมรอบตรวจถึงไม่เดินเอง
รอบตรวจที่มีระบบต้องการสามสิ่งที่โฟลเดอร์เอกสารส่งมอบที่กระจัดกระจายให้ไม่ได้:
วันที่ที่มองเห็นได้ ภาระงานตรวจต้องอยู่ในที่ที่แจ้งเตือนล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ ไม่ใช่ที่ที่ต้องจำไปหาเอง
ชื่อคนรับผิดชอบ ต้องมีคนยืนยันการนัดหมาย ติดต่อโรงงาน และส่งช่าง ถ้าไม่มีชื่อใดผูกกับงาน การตรวจก็เป็นความรับผิดชอบของไม่มีใครจนกว่าโรงงานจะโทรถาม
บันทึกสิ่งที่ติดตั้งไว้ ช่างที่ไปตรวจต้องรู้ว่ากำลังตรวจอะไร: ประเภทอุปกรณ์ วันที่ติดตั้ง วันหมดประกัน และหมายเหตุจากการเยี่ยมชมก่อนหน้า การสร้างข้อมูลนั้นขึ้นใหม่จากเอกสารกระจัดกระจายเสียเวลาและทำให้รายงานมีข้อมูลผิดพลาด
Site Register ที่สร้างตอนส่งมอบงานให้ทั้งสามสิ่ง ทุกไซต์ที่ปิดงานผ่านกระบวนการที่มีระบบจะสร้าง Register Entry ที่บันทึกวันที่ติดตั้ง สรุปอุปกรณ์ วันหมดประกัน และวันตรวจครั้งถัดไป ข้อมูลนั้นมองเห็นได้บนบอร์ดสำหรับทุกคนที่ดูแล Dispatch ไม่ถูกซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์
คำนวณภาระงานตรวจจากตัวเลขที่มีอยู่ได้ไหม?
ลองคำนวณดูว่าภาระงานตรวจของคุณกลายเป็นปัญหา Capacity แล้วหรือยัง
นับจำนวนไซต์โรงงานที่ส่งมอบไปในช่วงสามปีที่ผ่านมา สมมติว่าแต่ละไซต์ต้องใช้ช่างหนึ่งคนหนึ่งวัน หารด้วยสิบสองเพื่อหาภาระงานตรวจเฉลี่ยต่อเดือนเป็น Technician-Day
ตัวอย่าง: ผู้รับเหมาที่ปิดงาน 24 ไซต์ในสามปีมีภาระงานตรวจ 24 Technician-Day ต่อปี เฉลี่ยสองวันต่อเดือน ถ้ามีช่าง 10 คนที่มี Technician-Day ที่ใช้ได้ประมาณ 200 วันต่อเดือนหลังหักวันลา อบรม และเดินทาง สองวันตรวจคือ 1% ของ Capacity รับได้ถ้าวางแผนไว้
ความเสี่ยงอยู่ที่การกระจุกตัว ถ้าแปดในยี่สิบสี่ไซต์ส่งมอบในไตรมาสเดียวกันเมื่อสามปีก่อน แปดการตรวจจะมาพร้อมกันในไตรมาสนี้ แปด Technician-Day ที่มาพร้อมกันในเดือนที่บอร์ดเต็ม 85% แล้ว คือปัญหาที่แก้ยากทันที ไม่ใช่แค่เศษเสี้ยวของ Capacity
ปฏิทินตรวจที่มองเห็นได้บอกเรื่องนี้ก่อนไตรมาสจะเริ่ม โฟลเดอร์เอกสารส่งมอบบอกในสัปดาห์ที่สองของวิกฤต
แผนงานตรวจที่มีระบบหน้าตาเป็นอย่างไร?
แผนงานที่มีระบบหมายความว่า Job Order มีอยู่แล้วก่อนที่ใครจะโทรหา
Site Register แสดงไซต์ที่มีการตรวจในอีก 60 วันข้างหน้า ปฏิทินแปลงสิ่งเหล่านั้นเป็น Job Order ร่างพร้อมชื่อช่างที่มอบหมาย Dispatcher ยืนยันการนัดกับโรงงาน อัปเดตช่าง และงานนั่งอยู่บนบอร์ดพร้อมกับงานติดตั้งอื่นๆ ให้ทุกคนเห็นภาระรวม
ช่างไปถึงพร้อมรายการอุปกรณ์ วันที่ติดตั้ง และสถานะการรับประกัน ทำการตรวจ ถ่ายภาพและบันทึกค่า และปิดงานพร้อมรายงานที่เซ็นแล้ว Site Register อัปเดตวันตรวจครั้งถัดไปโดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปเลื่อนไป 12 เดือนข้างหน้า ไม่มีอะไรรอโทรศัพท์ ไม่มีอะไรสร้างจากความจำ
FAQ
ควรยืนยันการนัดตรวจล่วงหน้านานแค่ไหน?
อย่างน้อยสี่ถึงหกสัปดาห์ก่อนวันกำหนด ช่วงเวลานั้นเพียงพอสำหรับการติดต่อโรงงาน ยืนยันการเข้าพื้นที่ และปรับบอร์ดโดยไม่กระทบงานติดตั้ง ไซต์ที่กระจุกตัวในเดือนเดียวกันอาจต้องเริ่มแปดสัปดาห์ล่วงหน้าถ้าบอร์ดเริ่มเต็มแล้ว
ถ้าวันตรวจตรงกับช่วงงานติดตั้งหนักทำอย่างไร?
มีนาคมถึงพฤษภาคมมักหนักสำหรับโครงการใหม่ ซึ่งอาจทับกับรอบตรวจสอบประจำปีของบางโรงงาน คำตอบไม่ใช่ยัดการตรวจเข้าบอร์ดที่เต็มอยู่แล้ว แต่คือการเห็นการกระจุกตัวก่อนฤดูกาลเปิด และเจรจาวันตรวจกับโรงงานให้เลื่อนไปช่วงที่เบากว่า Register ที่มองเห็นได้ทำให้บทสนทนานั้นเกิดขึ้นได้ล่วงหน้าหลายเดือน
ช่างต้องพกบันทึกการติดตั้งทั้งหมดไปด้วยไหม?
ต้องพก วันตรวจบอกว่าต้องไปเมื่อไหร่ บันทึกการติดตั้งบอกว่ากำลังตรวจอะไรเมื่อไปถึง: ประเภทอุปกรณ์ วันที่ติดตั้ง วันหมดประกัน หมายเหตุจากช่างเดิม รายงานที่เซ็นโดยไม่มีข้อมูลครบถ้วนกลายเป็นความเสี่ยงเมื่อวิศวกรโรงงานถามคำถามที่ตอบไม่ได้
ถ้าธุรกิจของคุณส่งมอบงานโรงงานไปแล้วมากกว่าสิบไซต์ แต่ยังไม่มี Register เดียวที่แสดงวันตรวจทั้งหมด ช่องว่างนั้นจะไม่ปิดเอง TRACE 30 บันทึกทุกไซต์ที่ปิดงานเข้า Register อัตโนมัติ สร้าง Job Order ตรวจล่วงหน้าก่อนวันกำหนด และแสดงบอร์ดให้ผู้ดูแล Dispatch มองเห็นได้ตลอด ดูรายละเอียดการติดตั้งได้ที่ /th/program/ หรือนัดคุยสั้นๆ ที่ /th/schedule-a-call/