บันทึก
ไซต์ที่ยังไม่มีสัญญาซ่อมบำรุง: วิธีเริ่มบทสนทนาใหม่
จังหวะที่ดีที่สุดในการเสนอสัญญาซ่อมบำรุงคือตอน Handover เหตุผลคือทุกอย่างอยู่ตรงหน้า แต่จังหวะนั้นผ่านไปแล้วสำหรับหลายไซต์ที่ปิดงานในช่วงสองถึงสามปีที่ผ่านมา
งานไม่ได้มีปัญหา ติดตั้งครบถ้วน ส่งมอบแล้ว เริ่มนับประกันแล้ว แต่สิ่งที่ไม่ได้เกิดขึ้นคือขั้นตอนต่อไป ลูกค้าไม่โทรมา ไม่มีการเสนอ สัญญาซ่อมบำรุง ไซต์เงียบลง แล้วก็ผ่านปีไป
คำถามคือตอนนี้ทำอะไรได้บ้าง
ไซต์ไหนบ้างที่ยังไม่มีสัญญาซ่อมบำรุง?
ส่วนใหญ่ไม่รู้ เพราะไม่มีระบบที่เชื่อมข้อมูลการปิดงานกับสถานะสัญญาซ่อมบำรุง
สำหรับงานติดตั้งแต่ละไซต์ที่ปิดแล้ว มักจะเกิดหนึ่งในสามสถานการณ์:
- เสนอสัญญาตอน Handover แล้ว ลูกค้าเซ็น ไซต์อยู่ในพอร์ตโฟลิโอ
- เสนอไปแล้ว ลูกค้าบอกจะกลับมาตอบ แล้วก็ไม่มีการติดตาม สัญญาไม่ถูกเซ็น
- ไม่เคยมีบทสนทนาเรื่องการบำรุงรักษาเลย งานปิด ทีมช่างเดินทางไปไซต์ต่อไป
ผู้รับเหมาที่ปิดงานมาสามปีขึ้นไปมักมีไซต์ในทั้งสามกลุ่ม แต่กลุ่มแรกเท่านั้นที่มองเห็น กลุ่มที่สองและสามโผล่ขึ้นมาเมื่อมีเหตุการณ์บังคับ เช่น โทรมาแจ้งปัญหาจากไซต์ที่ไม่มีสัญญา หรือวันตรวจสอบประจำปีผ่านไปแล้วโดยไม่มีใครนัดหมาย
ทำไมรายชื่อไซต์ที่ไม่มีสัญญาถึงขยายโดยไม่มีใครสังเกต?
หลังปิดงาน ความสนใจย้ายไปงานถัดไปทันที รอบบิล โปรเจกต์ใหม่ ทีมช่างไซต์หน้า บทสนทนาเรื่องสัญญาที่ควรเกิดขึ้นตอน Handover ถูกเลื่อนออกไป แล้วก็ไม่เกิดขึ้น
ไม่มีใครรับผิดชอบคำถามว่า “ไซต์ไหนของเราที่ยังไม่มีสัญญาซ่อมบำรุง?” เพราะงานติดตั้งถูกติดตามจนปิด งานบำรุงรักษาถูกติดตามหลังจากเซ็นสัญญา ช่องว่างระหว่างสองจุดนั้นไม่มีใครดูแล
ผู้รับเหมาที่ปิดงาน 8 ถึง 12 ไซต์ต่อปี สะสมไซต์ที่ไม่มีสัญญาปีละเท่ากัน หลังสามปีอาจมีไซต์ไม่มีสัญญา 20 ถึง 30 แห่ง ไซต์ที่โทรมาคือกลุ่มที่ตอบสนองต่อปัญหา ส่วนที่ไม่โทรมาอยู่ระหว่าง “จัดการเองอยู่” กับ “ไม่รู้ว่าเวลากำลังผ่านไป”
จังหวะที่สองในการกลับไปคืออะไร?
จังหวะที่ดีที่สุดคือตอน Handover จังหวะที่ดีเป็นอันดับสองคือก่อนวันตรวจสอบประจำปีครั้งแรก
กฎหมายความปลอดภัยไฟฟ้าของไทยกำหนดให้สถานประกอบการเชิงพาณิชย์และอุตสาหกรรมต้องมีการตรวจสอบระบบไฟฟ้าประจำปีโดยผู้ตรวจสอบที่ได้รับใบอนุญาต การตรวจสอบครั้งแรกมักอยู่ที่ประมาณ 12 เดือนหลังเปิดใช้ระบบ วันที่นั้นระบุได้ชัดเจนจากวันที่เปิดระบบในบันทึกปิดงาน
โรงงานที่ติดตั้งโซลาร์เมื่อ 16 เดือนก่อนผ่านกำหนดตรวจสอบแรกมาแล้ว วิศวกรโรงงานอาจดำเนินการเองอยู่ หรืออาจรู้ว่าต้องทำแต่ยังไม่แน่ใจว่าจะให้ใครมาทำ ในทั้งสองกรณี การโทรจากผู้รับเหมาที่ติดตั้งว่า “เรามีข้อมูลไซต์และสามารถรับตรวจสอบตามกฎหมายให้ได้” ไม่ใช่การโทรขาย แต่เป็นการเสนอสิ่งที่ลูกค้ามีภาระต้องจัดการอยู่แล้ว
การตรวจสอบคือประตู ผ่านประตูนั้นได้ก็สามารถดูสภาพปัจจุบันของไซต์และสร้างความสัมพันธ์ใหม่ก่อนเสนอสัญญาระยะยาว
ข้อมูลอะไรทำให้บทสนทนานี้เกิดขึ้นได้?
ทะเบียนไซต์งาน ที่เขียนตอนปิดงานมีข้อมูลที่ทำให้การติดต่อครั้งใหม่มีน้ำหนัก:
- ประเภทระบบ จำนวนอุปกรณ์ และข้อมูลเทคนิคหลัก
- วันหมดประกันผู้ผลิตแยกตามอุปกรณ์
- วันเปิดระบบและวันตรวจสอบประจำปีครั้งแรก
- ชื่อผู้ติดต่อฝ่ายลูกค้าที่เซ็น Handover
ผู้รับเหมาที่มีข้อมูลนี้โทรได้ว่า: “การตรวจสอบประจำปีครั้งแรกของโรงงานที่ระยองกำหนดไว้เดือนกันยายนปีที่แล้ว ประกันอินเวอร์เตอร์ยังคุ้มครองอยู่ แต่ประกันคอมไบเนอร์บ็อกซ์หมดไปตั้งแต่ต้นปี เรามีข้อมูลติดตั้งอยู่ ถ้าสะดวกเราจัดการตรวจสอบและตรวจรายการประกันที่ค้างอยู่ไปพร้อมกันได้เลย”
ผู้รับเหมาที่ไม่มีข้อมูลนี้ต้องเริ่มต้นว่า: “เมื่อสองปีที่แล้วเราติดตั้งให้ โทรมาทักทายนิดนึง” ลูกค้าต้องให้ข้อมูลที่ผู้รับเหมาควรจะมีอยู่แล้ว บทสนทนานั้นยากกว่าและง่ายกว่าที่จะถูกเลื่อนออกไป
เรียงลำดับไซต์อย่างไร?
เมื่อเห็นแล้วว่าไซต์ไหนยังไม่มีสัญญา ลำดับความสำคัญชัดเจน:
- ไซต์ที่ถึงกำหนดตรวจสอบใน 90 วัน: ติดต่อทันที ภาระการตรวจสอบตามกฎหมายเป็นเหตุผลที่เป็นธรรมชาติที่สุด
- ไซต์ที่ผ่านกำหนดตรวจสอบแล้ว: ภาระค้างอยู่ ลูกค้ารู้หรือกำลังจะรู้ การเสนอนัดตรวจสอบทันทีแก้ปัญหาที่เป็นรูปธรรม
- ไซต์ที่ยังอยู่ในช่วงประกัน ยังไม่ถึงกำหนดตรวจ: ลำดับความเร่งด่วนต่ำกว่า การโทรทักทายเหมาะสม แต่บทสนทนายังไม่มีแรงดึง
เป้าหมายของการติดต่อครั้งแรกไม่ใช่การปิดสัญญาหลายปี แต่คือการนัดหมายหนึ่งครั้ง คือการตรวจสอบตามกฎหมาย เข้าถึงด้วยภาระที่ชัดเจนง่ายกว่าการเสนอสัญญาแบบเย็นชา และการเข้าไปยังให้ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสภาพไซต์ก่อนจะเสนอขอบเขตงานระยะยาว
คำถามที่พบบ่อย
ลูกค้ารู้ไหมว่าการตรวจสอบประจำปีเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย?
บางทีรู้ วิศวกรโรงงานในบริษัทขนาดใหญ่มักติดตามเรื่องนี้เอง แต่โรงงานขนาดเล็กที่เจ้าของดูแลการติดตั้งเองอาจไม่มีคนที่รับผิดชอบปฏิทินการตรวจสอบ ผู้รับเหมาที่แจ้งก่อนกำลังให้สิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ
ถ้าผู้รับเหมารายอื่นตรวจสอบไปแล้วต้องทำอย่างไร?
ถามว่าใครทำและมีสัญญาบำรุงรักษาต่อเนื่องหรือไม่ ถ้ามี จังหวะยังไม่เหมาะ ถ้าการตรวจสอบครั้งก่อนทำแบบครั้งเดียวโดยไม่มีสัญญาต่อเนื่อง คำถามว่าใครจะทำครั้งต่อไปยังเปิดอยู่
ถ้าทะเบียนไซต์ไม่มีวันตรวจสอบครั้งแรกต้องทำอย่างไร?
ส่วนใหญ่สร้างใหม่ได้จากวันปิดงานบวก 12 เดือน หรือจากบันทึก Commissioning ถ้ามี ถ้าไม่มีเลย ขอสำเนาเอกสาร Handover จากลูกค้า ลูกค้าควรมีไว้ นี่คือเหตุผลว่าทำไมวันตรวจสอบควรบันทึกในทะเบียนไซต์ตอนปิดงาน เพราะดึงกลับมาทีหลังไม่ง่ายเสมอไป
ดูข้อมูลเพิ่มเติมว่า TRACE 30 วางระบบทะเบียนไซต์และ pipeline สัญญาซ่อมบำรุงอย่างไร ได้ที่ /th/program/ หรือ นัดคุยเพื่อดูพอร์ตโฟลิโอปัจจุบันของคุณ