บันทึก
ใครเซ็นรับงานได้? ยืนยันก่อนส่งทีมไปหน้างาน
ทีมช่างเก็บของหลังจากทำงานในโรงงานมาสิบสองวัน ตู้ไฟติดป้ายครบ สายไฟเรียบร้อย ผลทดสอบการ commissioning แนบมาพร้อม จากนั้นคุณส่งเอกสาร handover ให้ผู้ประสานงานหน้างาน ซึ่งเป็นคนเดียวกับที่เปิดประตูให้ทีมทุกเช้า
สามอาทิตย์ต่อมา เอกสารส่งกลับมา ฝ่ายบัญชีของโรงงานต้องการลายเซ็นของผู้จัดการโรงงาน ไม่ใช่ผู้ดูแลสาธารณูปโภค ผู้จัดการกำลังเดินทางอยู่ต่างจังหวัด ไม่มีใครแจ้งเรื่องนี้ก่อนที่งานจะเริ่ม
นี่คือปัญหาของ สายการเซ็นรับงาน และเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้งานที่เสร็จแล้วออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้เป็นสัปดาห์ แก้ไขได้แทบทั้งหมดตั้งแต่ต้น
ทำไมสามบทบาทในงานไฟฟ้าโรงงานถึงไม่ใช่คนเดียวกัน
ในงานระบบไฟฟ้าภาคอุตสาหกรรมและพาณิชยกรรมในไทย โครงการส่วนใหญ่มีอย่างน้อยสามบทบาทที่แตกต่างกันในฝั่งลูกค้า ได้แก่
- คนที่ว่าจ้างงาน: ฝ่ายจัดซื้อ project manager หรือเจ้าของโรงงานขนาดเล็ก
- คนที่ควบคุมการเข้าพื้นที่: เจ้าหน้าที่ความปลอดภัย ฝ่าย EHS หรือผู้ดูแลสถานที่
- คนที่มีอำนาจเซ็นรับมอบงาน: ผู้จัดการโรงงาน หัวหน้าวิศวกร หรือหัวหน้าแผนกซ่อมบำรุง
ในโรงงานขนาดเล็ก บางครั้งคนเดียวอาจรับผิดชอบสองบทบาท แต่ในโรงงานขนาดใหญ่ ทั้งสามมักอยู่คนละแผนก ผู้มีอำนาจเซ็น คือ คนที่ลายเซ็นทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณเดินหน้าได้ การรู้จักชื่อเขาครั้งแรกตอนส่งเอกสาร handover หมายความว่าคุณตามหลังอยู่แล้ว
ใครคือผู้มีอำนาจเซ็นรับงาน?
คำถามนี้สำคัญเพราะไม่ใช่แค่เรื่องตำแหน่งสูงต่ำ ผู้มีอำนาจเซ็นรับมอบงาน คือ ผู้ที่กระบวนการภายในของลูกค้ายอมรับว่าลายเซ็นของเขาอนุมัติการจ่ายเงินได้
ในทางปฏิบัติสำหรับงานไฟฟ้าโรงงานในไทย มักหมายถึง
- ผู้จัดการโรงงานหรือผู้อำนวยการโรงงาน
- หัวหน้าฝ่ายวิศวกรรมหรือซ่อมบำรุง
- วิศวกรที่ได้รับมอบอำนาจโดยตรง
ผู้ดูแลสาธารณูปโภคที่เซ็นให้คุณอาจเต็มใจมาก แต่ถ้าฝ่ายบัญชีของลูกค้าต้องการลายเซ็นของผู้จัดการโรงงาน ลายเซ็นของผู้ดูแลนั้นไม่ได้ทำให้ใบแจ้งหนี้เดินหน้า คุณต้องถามว่าลายเซ็นของใครนับ ไม่ใช่แค่ใครอยู่ตรงนั้นวันนั้น
ค้นหาช้าเสียอะไร?
ลองดูตัวอย่างที่ชัดเจน โครงการใช้เวลาติดตั้งสิบวันทำการ ทีมเสร็จวันศุกร์ ส่งเอกสารให้ผู้ดูแลหน้างานวันเดียวกัน วันจันทร์ถัดมาผู้ดูแลส่งต่อให้ผู้จัดการ ผู้จัดการเดินทางอยู่จนสิ้นเดือน เอกสารถูกเซ็นหลังจากผ่านไปสามสัปดาห์ครึ่ง
รวมกับเวลาที่ทีมต้องตามทวง อาจรอถึงเดือนกว่าจะออกใบแจ้งหนี้ได้สำหรับงานสิบวัน แรงงานและวัสดุถูกจ่ายก่อนทีมไปถึงหน้างานแล้ว เงินทุนส่วนนั้นติดอยู่ในงานที่เสร็จแล้วแต่ยังเก็บไม่ได้
สมมติบริษัทของคุณทำหกโครงการต่อเดือน และสามโครงการในนั้นเป็นแบบนี้ งานที่เสร็จแล้วส่วนหนึ่งจะค้างอยู่ในกล่อง inbox ของใครสักคนตลอดเวลา การแก้ไขไม่ต้องใช้แรงงานเพิ่ม ต้องใช้แค่คำถามเพิ่มหนึ่งข้อตอนเริ่มโครงการ
ใส่สายการเซ็นรับงานใน Job Order ก่อน Mobilization
ก่อนส่งทีม ให้บันทึกข้อมูลสี่อย่างนี้เป็นส่วนหนึ่งของ job order
- ชื่อเต็มและตำแหน่งของผู้มีอำนาจเซ็นรับงาน สำหรับไซต์งานและโครงการนี้
- ช่องทางติดต่อโดยตรง (โทรศัพท์หรืออีเมล) แยกจากช่องทางของหน้างานทั่วไป
- โดยปกติอยู่ที่ไซต์หรือทำงานนอกสถานที่ และถ้าไม่อยู่ที่ไซต์มักว่างช่วงไหน
- ผู้มีอำนาจสำรอง: ชื่อและตำแหน่งของผู้ที่มีอำนาจรับมอบงานแทนกรณีคนหลักไม่อยู่
เมื่อได้ข้อมูลแล้ว ให้แจ้งลูกค้าว่าจะมีเอกสาร handover ประมาณวันที่คาดว่างานจะเสร็จ และต้องการให้ผู้มีอำนาจพร้อมลงนาม ทำขั้นตอนนี้ตอน kick-off ไม่ใช่สัปดาห์สุดท้ายของงาน
ขั้นตอนนี้ไม่ซับซ้อน หนึ่งประโยคในการโทรหรืออีเมล kick-off ก็พอ: “ก่อนที่เราจะส่งทีมไป ขอยืนยันก่อนว่าใครจะเป็นผู้เซ็น handover ทางฝั่งคุณ ช่วยบอกชื่อและเบอร์ติดต่อได้ไหม?”
ใครรับผิดชอบขั้นตอนนี้?
ถ้าทีมของคุณเปิด job order ก่อน mobilization ขั้นตอนการยืนยันนี้ควรอยู่ใน job order เลย ไม่ใช่งานแยกที่ถูกลืม job order ที่มีช่องกรอกผู้มีอำนาจเซ็นเป็นฟิลด์บังคับ ทำให้เปิดงานไม่ได้ถ้าไม่มีชื่อ ใครก็ตามที่กรอก job order ต้องหาคำตอบก่อนทีมออกจากลาน
ถ้าไม่มี job order แบบมีโครงสร้าง ขั้นตอนนี้มักหลุด หัวหน้าช่างคิดว่าออฟฟิศรู้แล้ว ออฟฟิศคิดว่าหัวหน้าช่างยืนยันกับหน้างานแล้ว สุดท้ายไม่มีใครยืนยัน รูปแบบนี้ซ้ำกันทุกโครงการ
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าผู้ประสานงานของลูกค้าบอกว่าไม่แน่ใจว่าใครจะเซ็น?
นั่นแปลว่าโครงการยังไม่ได้ถูก assign ในระดับภายในของลูกค้า ก่อน mobilize ให้ขอนัดคุยกับคนที่มีอำนาจพอที่จะระบุผู้มีอำนาจเซ็นได้ โครงการที่ยังไม่มีผู้รับมอบงานที่ชัดเจนคือโครงการที่มีความล่าช้าฝังอยู่ในตัวตั้งแต่แรก อย่าส่งทีมไปจนกว่าจะได้ชื่อ
ขอลายเซ็นชั่วคราวจากคนระดับล่างก่อน แล้วค่อยให้คนที่ถูกต้องเซ็นทีหลังได้ไหม?
บางครั้งได้ แต่ต้องยืนยันล่วงหน้าว่าฝ่ายบัญชีของลูกค้ายอมรับกระบวนการนี้ ถ้าไม่ได้ยืนยัน คุณอาจได้เอกสารที่มีลายเซ็นแต่กระบวนการภายในไม่รับรอง และก็ยังต้องรอต่อ
ต้องการผู้มีอำนาจสำรองหนึ่งคนพอไหม?
สำหรับโครงการโรงงานส่วนใหญ่ใช่ แต่สำหรับงานที่ต้องการลายเซ็นของระดับผู้อำนวยการโรงงาน เช่น โครงการที่เกินวงเงินที่กำหนดของลูกค้า ควรระบุผู้สำรองสองคน จุดสำคัญไม่ใช่การเก็บชื่อเพื่อเก็บ แต่เพื่อให้ handover ไม่หยุดชะงักเพราะคนเดียวไม่อยู่
Field Operation System ออกแบบ TRACE 30 ให้มี closing gate อยู่ใน job order ทุกใบ งานจะปิดไม่ได้ถ้าไม่มีลายเซ็นลูกค้า และงานที่ยังไม่ปิดจะไม่เข้าคิวเรียกเก็บเงิน ส่วนหนึ่งของ closing gate คือการรู้ล่วงหน้าก่อนส่งทีมว่าใครจะเซ็น หากคุณดูแลหลายโครงการต่อเดือนและขั้นตอนนี้ยังอยู่ในรูปแบบไม่เป็นทางการ เริ่มด้วยการเพิ่มลงใน job order checklist ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ /th/program/ หรือ นัดคุย 30 นาที