บันทึก
งานเพิ่มกลางไซต์: ต้องได้การยืนยันก่อนเริ่มทำ
วันที่สี่ของโปรเจกต์ วิศวกรไซต์เดินผ่านและบอกโฟร์แมนว่า ถ้ายังอยู่บนเพดานอยู่ขอให้เพิ่มโคมอีกสามดวงในห้องแพ็กสินค้าด้วยได้ไหม โฟร์แมนบอกได้ ช่างใช้เวลาสองชั่วโมงเดินสายและติดโคม สามสัปดาห์ต่อมาตอนส่งมอบงาน ฝ่ายจัดซื้อของลูกค้าดึง PO เดิมขึ้นมาและจ่ายเฉพาะสิ่งที่อยู่ในสัญญา โคมสามดวงในห้องแพ็กไม่อยู่ใน job order และไม่มีเอกสารยืนยันจากใครทั้งนั้น
นี่คือปัญหาของ งานเพิ่ม ที่เกิดขึ้นกลางโปรเจกต์ ไม่ใช่เรื่องลูกค้าเจตนาโกง แต่เป็นเรื่องที่ข้อตกลงปากเปล่าไม่ทิ้งร่องรอยในเอกสาร
อะไรคืองานเพิ่ม
งานเพิ่มคือสิ่งที่ไม่ได้อยู่ใน job order เดิมหรือขอบเขตงานที่ตกลงไว้ สำหรับผู้รับเหมาไฟฟ้าโรงงาน รูปแบบที่เจอบ่อยมีดังนี้
- โคมหรือตู้ไฟฟ้าเกินจำนวนที่เสนอราคาไว้
- เส้นทางเดินสายหรือท่อร้อยสายที่ไม่อยู่ในแบบเดิม
- งานในพื้นที่ที่ไม่ได้อยู่ในสโคป เช่น “ในเมื่อขึ้นไปบนฝ้าอยู่แล้วก็…”
- งานที่ต้องแรงงานเพิ่มเพื่อต่อพ่วงอุปกรณ์ที่ไม่ได้อยู่ในไซต์ตอนตีราคา
การปรับปรุงเล็กน้อยที่อยู่ในสโคปเดิม เช่น เปลี่ยนเส้นทางเดินสายไปอีกทางหนึ่งซึ่งเพิ่มสายอีกไม่กี่เมตร หรือขยับตำแหน่งโคมหนึ่งช่อง ไม่นับเป็นงานเพิ่ม คำถามที่ใช้ตัดสินคือ: งานนี้ต้องการวัสดุหรือแรงงานที่ไม่ได้รวมอยู่ในราคาเดิมไหม ถ้าใช่ นั่นคืองานเพิ่ม
ทำไมการพยักหน้าตกลงในไซต์ถึงไม่พอ
มีสามเหตุผลหลักที่ข้อตกลงปากเปล่าพังตอนส่งมอบงาน
อำนาจอนุมัติ. คนที่ตกลงในไซต์มักไม่ใช่คนที่เซ็นอนุมัติใบแจ้งหนี้ หัวหน้างานไซต์มีอำนาจสั่งการช่าง แต่ไม่มีอำนาจผูกพันงบประมาณเพิ่มเติม ตอนที่ invoice ส่งมาถึง การตอบรับของหัวหน้างานอาจไม่ผูกพันฝ่ายการเงิน
ความจำ. ข้อพิพาทเรื่องงานเพิ่มไม่ค่อยเกิดวันเดียวกับที่ทำงาน แต่เกิดสองถึงสี่สัปดาห์หลังจากนั้นตอนฝ่ายจัดซื้อนั่งกระทบยอดสัญญากับใบแจ้งหนี้ ทั้งสองฝ่ายจำไม่ได้ชัดเจนว่าใครขอให้ทำอะไรและตกลงเรื่องราคาไว้อย่างไร
เอกสาร. การเซ็นรับมอบงานในสโคปเดิมไม่ได้ครอบคลุมงานเพิ่มโดยอัตโนมัติ ถ้าใบตรวจรับระบุเฉพาะงานในสัญญา งานเพิ่มก็จะหายไปบนกระดาษ ทั้งที่มันติดอยู่กับผนังจริง โคมที่เพิ่มเข้ามาต้องอยู่ในบันทึกสิ่งที่ติดตั้งและสิ่งที่ลูกค้ารับมอบด้วยรายละเอียดระดับเดียวกับสโคปเดิม
การยืนยันงานเพิ่มขั้นต่ำที่ใช้ได้จริง
ไม่ต้องทำสัญญาเพิ่มเติมอย่างเป็นทางการทุกครั้ง แค่ต้องมีหลักฐานพอที่จะปิดข้อพิพาทได้ถ้าเกิดขึ้น สิ่งที่ต้องมีขั้นต่ำ:
- คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรว่างานเพิ่มคืออะไร (ที่ไหน อะไร จำนวนเท่าไร)
- การรับรู้ว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือการยืนยันจำนวนหน่วย
- การตอบรับจากผู้มีอำนาจว่าให้ดำเนินการได้
LINE ใช้ได้ Email ใช้ได้ ลายเซ็นบนกระดาษพิมพ์ก็ใช้ได้ สิ่งที่ใช้ไม่ได้คือการตกลงปากเปล่า แม้จะมีพยานก็ตาม เพราะฝั่งลูกค้าจะจำได้ต่างออกไปตอนมีคนมาถาม
สิ่งสำคัญที่สุด: ต้องได้การยืนยันก่อนที่ช่างจะเริ่มงานเพิ่ม ไม่ใช่ภายหลัง
ตัวอย่างที่คำนวณได้จริง
โปรเจกต์: เปลี่ยน LED ในโกดัง 4,000 ตรม. สโคปเดิม: โคม high-bay 120 ดวงในพื้นที่ผลิต ตีราคาและตกลงแล้ว
วันที่สาม ผู้จัดการโรงงานขอเพิ่มโคมอีก 36 ดวงในพื้นที่ขนถ่ายสินค้า ทีมช่างยังอยู่ในไซต์ ผู้จัดการบอกว่าทำได้ง่าย แค่ต่อเพิ่ม
กรณี ก: โฟร์แมนบอกตกลงและสั่งช่างทันที job order ยังระบุ 120 ดวงเหมือนเดิม สี่สัปดาห์ต่อมาตอนส่งมอบงาน ผู้จัดการคนนั้นย้ายไปไซต์อื่นแล้ว ผู้ประสานงานคนใหม่ตั้งคำถามเรื่องบรรทัดเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ ไม่มีเอกสารคำสั่งจากผู้จัดการเดิม
กรณี ข: ก่อนที่ช่างจะเริ่ม โฟร์แมนส่ง LINE ให้ผู้จัดการ: “ขอยืนยัน: เพิ่มโคม LED 36 ดวง พื้นที่ขนถ่ายสินค้า สเปคเดียวกับพื้นที่ผลิต ราคาจะรวมในใบแจ้งหนี้สุดท้าย” ผู้จัดการตอบกลับ: “ยืนยัน ดำเนินการได้เลย” โฟร์แมนสกรีนช็อตและแนบเข้า job order
ตอนส่งมอบงานในกรณี ข โคม 36 ดวงปรากฏเป็นบรรทัดแยกพร้อมหลักฐานการยืนยัน ไม่มีข้อพิพาท
เวลา 90 วินาทีที่ใช้ส่งและรับ LINE นั้นคือต้นทุนทั้งหมดของกรณี ข
จะทำอย่างไรถ้าลูกค้าไม่ยอมยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
หยุดงานเพิ่มนั้นไว้ก่อน อาจดูอึดอัด แต่เป็นสิ่งที่ถูกต้อง
ลูกค้าที่อนุมัติงานจริงจะไม่ปฏิเสธการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร การยืนยันใช้เวลาไม่กี่นาที ถ้าใครลังเลที่จะยืนยันสิ่งที่บอกว่าอนุมัติแล้ว ความลังเลนั้นคือข้อมูล มักหมายความว่าการอนุมัตินั้นไม่ได้มาจากระดับที่ควบคุมงบประมาณจริง
“เดี๋ยวจัดการกันทีหลัง” แปลว่า: ฉันอนุมัติงานนี้ไม่ได้ แต่อยากให้ทำ นั่นไม่ใช่สถานะที่ปกป้อง invoice ของคุณได้
คำถามที่ถามบ่อย
งานเพิ่มขนาดเล็กแค่ไหนถึงจะไม่ต้องทำเอกสาร
ถ้างานเพิ่มใช้วัสดุที่มีในไซต์อยู่แล้วและใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมง อาจรับงานโดยไม่ทำเอกสารก็ได้ แต่ถ้าต้องสั่งวัสดุเพิ่มหรือใช้เวลาหลายชั่วโมง ควรได้การยืนยันก่อนเริ่มเสมอ จุดตัดสินไม่ใช่ตัวเลขคงที่ แต่ถามว่า: งานนี้อาจกลายเป็นบรรทัดที่ถูกโต้แย้งตอนวางบิลไหม ถ้าใช่ ให้บันทึกก่อนเริ่ม
ถ้าผู้ประสานงานในไซต์บอกว่าไม่มีอำนาจอนุมัติจะทำอย่างไร
รอคนที่มีอำนาจก่อนจึงเริ่มงานเพิ่ม อาจต้องหยุดช่างรอหนึ่งวันในขณะที่การอนุมัติผ่านสายการบังคับบัญชาของลูกค้า ทางเลือกอื่นคือทำงานบนคำพูดของคนที่ผูกพันงบประมาณไม่ได้ ซึ่งกลับมาสู่ปัญหาเดิม การหยุดรอสักวันถูกกว่าการทะเลาะเรื่อง invoice เสมอ
ถ่ายรูปงานที่ทำเสร็จแล้วแทนเอกสารยืนยันได้ไหม
รูปถ่ายพิสูจน์ว่างานเกิดขึ้น แต่ไม่พิสูจน์ว่าใครตกลงจะจ่าย สองอย่างนี้ทำหน้าที่ต่างกัน บันทึกทั้งคู่: ยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม และถ่ายรูปงานที่เสร็จแล้วก่อนส่งมอบ
ปิดวงจร
กระบวนการจัดการงานเพิ่มที่น่าเชื่อถือที่สุดคือระบบที่งานเพิ่มไม่สามารถผ่านไปถึงรายการตรวจรับได้ถ้ายังไม่มีการยืนยันแนบอยู่ใน job order นั่นหมายความว่าคำถาม “งานนี้ได้รับอนุมัติไหม” จะถูกตอบก่อนการประชุมส่งมอบงาน ไม่ใช่ระหว่างนั้น มันคือตรรกะประตูปิดงานเดียวกัน เพียงแต่ขยับมาก่อนหนึ่งขั้น คืองานไม่ขยับจนกว่าเอกสารที่รองรับมันจะขยับก่อน
โปรแกรม TRACE 30 ติดตั้ง job order ที่รองรับการเพิ่มสโคปพร้อมแนบหลักฐานการยืนยัน และ closing gate ที่แจ้งเตือนรายการที่ยังค้างอยู่ก่อนที่งานจะเข้าสู่กระบวนการเรียกเก็บเงิน ถ้าอยากเห็นว่าระบบนี้เข้ากับธุรกิจไฟฟ้าโรงงานอย่างไร ดูรายละเอียดได้ที่ หน้าโปรแกรม หรือ นัดคุยสั้น ๆ