บันทึก
เมื่อผู้รับเหมาช่วงก่อให้เกิดข้อบกพร่องในช่วงรับประกัน
ผู้รับเหมาหลังคาติดตั้งโครงสร้างแผงโซลาร์ ผู้รับเหมาโยธาทำร่องเดินสายเคเบิล ทีมช่างของคุณทำการเดินสายไฟและเชื่อมต่อระบบ สิบสี่เดือนต่อมา วิศวกรโรงงานโทรมา: พบน้ำเข้าในท่อร้อยสาย และอินเวอร์เตอร์แสดงรหัสข้อผิดพลาด
ปัญหาอยู่ในขอบเขตงานของผู้รับเหมาโยธา ไม่ใช่ทีมคุณ แต่บริษัทของคุณเป็นผู้เซ็นเอกสารส่งมอบงาน และบริษัทของคุณคือผู้รับประกันกับโรงงาน การโทรมาจึงมาหาคุณเสมอ
นี่คือสถานการณ์ ข้อบกพร่องในงานผู้รับเหมาช่วง: ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นในช่วงรับประกันหรือ DLP ของคุณ ซึ่งมาจากงานที่ผู้รับเหมาช่วงทำแทนคุณ วิธีที่คุณจัดการตั้งแต่การโทรครั้งแรกจะกำหนดว่าคุณจะได้จัดการงานแบบราบรื่น หรือต้องเผชิญกับข้อพิพาทที่ดึงเวลาทีมไปหลายสัปดาห์
ทำไมการรับประกันของคุณถึงครอบคลุมงานที่ทีมคุณไม่ได้ทำ?
โรงงานทำสัญญากับคุณ ไม่ใช่กับผู้รับเหมาหลังคาหรือผู้รับเหมาโยธา จากมุมมองของโรงงาน มีผู้รับเหมาเพียงรายเดียวที่รับผิดชอบโครงการทั้งหมด นั่นคือคุณ
นี่คือโครงสร้างมาตรฐานในงานก่อสร้าง ผู้รับเหมาหลักรับผิดชอบการส่งมอบงานที่สมบูรณ์ และจัดการความเสี่ยงจากการใช้ผู้รับเหมาช่วง โรงงานไม่จำเป็นต้องรู้ว่าส่วนไหนเป็นงานของใคร นั่นคือปัญหาที่คุณต้องจัดการ และการจัดการที่ดีขึ้นอยู่กับเอกสารที่บันทึกไว้ตั้งแต่ช่วงปิดโครงการ
คุณยืนยันได้อย่างไรว่าข้อบกพร่องอยู่ในขอบเขตงานของผู้รับเหมาช่วง?
คำถามแรกก่อนส่งทีมออกไป: ข้อบกพร่องนี้อยู่ในงานที่ผู้รับเหมาช่วงทำหรือไม่?
ตรวจสอบ Site Register ของโครงการนี้ Site Register ที่ดีบันทึกไม่เพียงแค่อุปกรณ์ที่ติดตั้ง แต่ยังบันทึกว่าใครติดตั้งด้วย สำหรับโครงการโซลาร์ที่ใช้ผู้รับเหมาหลังคา: โครงสร้างรองรับเป็นงานของผู้รับเหมาช่วง, อินเวอร์เตอร์และสายไฟเป็นงานของทีมคุณ, ร่องสายและท่อร้อยสายเป็นงานของผู้รับเหมาโยธา
เมื่อลูกค้าอธิบายปัญหา ให้เปรียบเทียบกับ Site Register ว่าจุดที่มีปัญหาอยู่ในขอบเขตงานของใคร
ตัวอย่าง: สิบสี่เดือนหลังส่งมอบงาน โรงงานในชลบุรีแจ้งพบน้ำในท่อร้อยสาย Site Register บันทึกชื่อบริษัทผู้รับเหมาโยธา เบอร์ติดต่อ และขอบเขตงาน ขั้นตอนแรกของคุณคือตรวจสอบว่าท่อร้อยสายเป็นต้นเหตุจริงหรือไม่ ใช้เวลาประมาณ 20 นาที การส่งทีมซ่อมทั้งชุดก่อนยืนยันต้นเหตุอาจสูญเสียเวลาทั้งวันโดยเปล่าประโยชน์
คุณควรทำอะไรเมื่อยืนยันว่าเป็นงานของผู้รับเหมาช่วง?
ติดต่อผู้รับเหมาช่วงและขอให้กลับมาแก้ไข คุณเป็นผู้รับเหมาหลัก งานของผู้รับเหมาช่วงเกิดข้อบกพร่องในช่วงรับประกัน นั่นคือหน้าที่ของเขา
ตรวจสอบสองสิ่งก่อนโทรหา:
- ระยะเวลา DLP ในสัญญาจ้างช่วง: สัญญาของคุณกับผู้รับเหมาช่วงมีข้อกำหนด DLP หรือไม่? โดยทั่วไปจะอยู่ที่ 12 เดือนนับจากที่งานของเขาแล้วเสร็จ หากยังอยู่ในช่วง DLP คุณมีเส้นทางตามสัญญาชัดเจน
- วันที่งานของผู้รับเหมาช่วงแล้วเสร็จ: นาฬิกา DLP ของเขาเริ่มนับจากวันที่เขาทำงานเสร็จ ซึ่งอาจเร็วกว่าวันส่งมอบงานโครงการหลายเดือน
เมื่อโทรหา ระบุข้อเท็จจริง: ข้อบกพร่องคืออะไร รายงานเมื่อไหร่ และเกี่ยวข้องกับขอบเขตงานของเขาอย่างไร จากนั้นยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรทางอีเมลหรือข้อความ LINE และเก็บสำเนาไว้ บันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำคัญมากหากผู้รับเหมาช่วงอ้างในภายหลังว่าไม่เคยได้รับการแจ้ง
เอกสารอะไรที่คุณต้องมีก่อนเริ่มซ่อมแซม?
ไม่ว่าจะเป็นทีมของคุณหรือผู้รับเหมาช่วงที่ซ่อม ให้บันทึกสิ่งเหล่านี้ก่อน:
- บันทึกภาพสภาพข้อบกพร่องก่อนซ่อม พร้อมวันที่และชื่อไซต์งาน ถ่ายก่อนเริ่มงานทุกครั้ง
- บันทึกใน Job Record ระบุว่าเป็นงานของผู้รับเหมาช่วงรายใด และวันที่ติดต่อครั้งแรก
- การตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับเหมาช่วง แม้แค่ข้อความ LINE ที่ยืนยันว่าจะมาวันไหน การโทรหาโดยไม่มีการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรถือว่าไม่มีหลักฐาน
หากคุณต้องซ่อมแซมเองเพราะผู้รับเหมาช่วงไม่ตอบสนอง ให้บันทึกค่าใช้จ่าย: ชั่วโมงแรงงาน วัสดุ และค่าเดินทาง นี่คือยอดที่คุณจะเรียกคืนจากผู้รับเหมาช่วง ถ้าไม่มีบันทึกค่าใช้จ่าย คุณมีแต่ข้อร้องเรียนแต่ไม่มีตัวเลขที่จะใช้อ้างอิง
คำถามที่พบบ่อย
ถ้า DLP ของผู้รับเหมาช่วงหมดแล้วแต่ DLP ของคุณกับโรงงานยังไม่หมด ควรทำอย่างไร?
นี่คือช่องว่างที่เกิดจากการกำหนด DLP ในสัญญาจ้างช่วงสั้นกว่าหน้าที่ของคุณต่อลูกค้า คุณยังมีหน้าที่แก้ไขข้อบกพร่องให้โรงงาน แต่ผู้รับเหมาช่วงไม่มีข้อผูกพันตามสัญญาแล้ว หากผู้รับเหมาช่วงยินดีคุยเรื่องค่าซ่อม นั่นอาจเป็นทางออกที่เร็วที่สุด ถ้าไม่ยอม คุณต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมเพื่อปฏิบัติตามหน้าที่รับประกันของตัวเอง ป้องกันได้ด้วยการกำหนด DLP ในสัญญาจ้างช่วงให้ยาวพอกับหน้าที่ของคุณต่อลูกค้าตั้งแต่ต้น
ใครจ่ายค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบเบื้องต้น?
ค่าตรวจสอบเพื่อยืนยันว่าข้อบกพร่องอยู่ในงานของผู้รับเหมาช่วงนั้น โดยทั่วไปผู้รับเหมาหลักรับภาระเองโดยไม่เรียกคืน เพราะใช้เวลาน้อยและเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ หากการตรวจสอบใช้เวลานานกว่าสองสามชั่วโมง ให้บันทึกเวลาเผื่อนำมาเรียกคืนในภายหลัง
Site Register ควรบันทึกอะไรเกี่ยวกับผู้รับเหมาช่วง?
สำหรับแต่ละขอบเขตงานจ้างช่วง: ชื่อบริษัท ผู้ติดต่อหลัก วันที่งานแล้วเสร็จ และระยะเวลา DLP นับจากวันนั้น หนึ่งบรรทัดต่อผู้รับเหมาช่วงต่อไซต์งาน หากมีข้อมูลนี้ การตรวจสอบเมื่อมีการร้องเรียนรับประกันใช้เวลาสองนาที หากไม่มี คุณต้องโทรหาผู้จัดการโครงการและค้นหาในประวัติ LINE ที่อาจเก่าเกินหนึ่งปี
เมื่อข้อบกพร่องมาจากงานของผู้รับเหมาช่วงในช่วงรับประกันของคุณ โรงงานโทรหาคุณก่อนเสมอ และคำถามว่าใครรับผิดชอบมาเป็นลำดับที่สอง TRACE 30 บันทึกขอบเขตงานของผู้รับเหมาช่วงควบคู่กับ Site Register ของโครงการหลัก เพื่อให้คุณตอบคำถามได้ก่อนที่รถจะออกจากลาน รายละเอียดที่ /th/program/ หรือนัดคุยสั้นๆ ที่ /th/schedule-a-call/