บันทึก
DLP หมดวันไหน: วิธีติดตามทุกไซต์ไม่ให้พลาด
ถ้าคุณส่งมอบงาน 8 โปรเจกต์ต่อเดือน และแต่ละโปรเจกต์มี defects liability period (DLP) 12 เดือน นั่นหมายความว่าในขณะนี้คุณอาจมีไซต์ที่ยังอยู่ภายใต้ DLP มากกว่า 80 แห่งพร้อมกัน บางแห่งเพิ่งส่งมอบเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว บางแห่งจะหมดอายุเดือนหน้า และบางแห่งอาจหมดไปแล้วโดยไม่มีการปิด DLP อย่างเป็นทางการ
DLP ไม่ส่งการแจ้งเตือน ลูกค้าส่วนใหญ่ก็ไม่ได้ติดตามเช่นกัน เมื่อ DLP หมดไปโดยไม่มีการปิดอย่างถูกต้อง สิ่งที่ตามมาคือ retention ค้างเพราะไม่มีใครยืนยันเงื่อนไข หรือลูกค้าโทรมาแจ้งปัญหาหลังหมด DLP แล้ว และเกิดการเถียงกันว่าอยู่ในหรือนอก DLP
ทะเบียน DLP คือเครื่องมือที่ป้องกันทั้งสองกรณีนี้
ตอนนี้มีไซต์กี่แห่งที่ยังอยู่ใน DLP?
ปิดงาน 8 โปรเจกต์เดือนนี้ อีก 8 เดือนที่แล้ว หลังจากทำงานในจังหวะนี้ครบหนึ่งปี จะมีไซต์ในช่วง DLP กระจายตัวอยู่ประมาณ 80 ถึง 100 แห่ง
ผู้รับเหมาส่วนใหญ่ตอบไม่ได้ว่ามีกี่แห่งโดยไม่ต้องค้นเอกสาร วันหมด DLP ของแต่ละไซต์อยู่ในสัญญาต้นฉบับ ซึ่งไม่มีใครเปิดดูระหว่างการส่งมอบกับการออกใบแจ้งหนี้ค่า retention เมื่อออกใบแจ้งหนี้แล้วลูกค้าบอกว่า DLP ยังไม่ปิด ผู้รับเหมาจึงต้องตามหาวันที่ควรจะติดตามมาตั้งนานแล้ว
DLP เริ่มนับจากวันไหน?
DLP เริ่มนับจากวันที่ลูกค้าลงนามในเอกสารส่งมอบงาน ไม่ใช่วันที่งานในสนามเสร็จ ไม่ใช่วันที่ช่างเทคนิเชียนคิดว่าเสร็จ แต่เป็นวันที่ลายเซ็นปรากฏบนเอกสาร
ระยะเวลาระหว่างงานเสร็จกับการได้ลายเซ็นนั้นไม่แน่นอน งานที่เสร็จในสัปดาห์ที่สามอาจได้ลายเซ็นในสัปดาห์ที่ห้าหรือหก ถ้าผู้รับเหมานับจากวันที่งานเสร็จ วันหมด DLP จะผิดไปสองถึงสามสัปดาห์ และการนัดตรวจก็จะไม่ตรงเวลา
บันทึกข้อมูลนี้ในทุกโปรเจกต์:
- วันที่ลูกค้าลงนาม: นำมาจากเอกสารที่ลงนามแล้ว ไม่ใช่ประมาณการจากความจำ
- ระยะเวลา DLP: ดูจากสัญญา ปกติ 12 เดือน แต่ต้องเช็คให้แน่ใจ
- วันหมด DLP: คำนวณจากวันลงนาม ไม่ใช่จากวันอื่น
สำหรับโปรเจกต์ที่ส่งมอบเป็นเฟส แต่ละเฟสที่มีเอกสารส่งมอบแยกก็มี DLP แยกกัน การติดตั้งโซลาร์โรงงานที่ส่งมอบสองเฟสจะมีวันหมด DLP สองวัน
สร้างทะเบียน DLP
ทะเบียน DLP คือรายการไซต์ทั้งหมดที่ติดตั้งแล้ว พร้อมวันสำคัญสามวันและสถานะสองช่อง:
| ข้อมูล | เนื้อหา |
|---|---|
| ชื่อไซต์ | ชื่อลูกค้าและที่อยู่ |
| วันที่ลงนามส่งมอบ | วันที่ลูกค้าเซ็นเอกสาร acceptance |
| วันหมด DLP | วันลงนามบวกระยะเวลาตามสัญญา |
| วันนัดตรวจ | วันที่ยืนยันกับลูกค้าแล้ว |
| สถานะ | เปิด / ตรวจแล้ว / ลงนามปิด |
ทะเบียนนี้มีหน้าที่เดียว: ทำให้คำตอบของคำถาม “ไซต์ไหนต้องตรวจ DLP เดือนนี้” หาได้ภายในไม่กี่วินาที ถ้าไม่มีทะเบียน คำตอบนั้นต้องค้นเอกสาร
วิธีใช้ทะเบียนนี้อย่างมีประสิทธิภาพ: อัปเดตทุกครั้งที่มีการลงนามส่งมอบ และตรวจทะเบียนต้นเดือนทุกเดือนเพื่อดูว่าไซต์ใดหมด DLP ภายใน 45 วันข้างหน้า
สัญญาณที่ต้องลงมือ: 30 วันก่อนวันหมด DLP ให้นัดตรวจและส่งหนังสือแจ้งลูกค้า
แจ้งลูกค้าก่อน DLP หมดอย่างไร?
หนังสือแจ้ง 30 วันเป็นข้อความสั้น: ชื่อไซต์ วันหมด DLP และวันที่เสนอสำหรับการตรวจ เพียงเท่านี้
ตัวอย่าง:
เรื่อง: [ชื่อไซต์] - แจ้งวันสิ้นสุด Defects Liability Period ตามบันทึกของเรา DLP ของงานติดตั้งที่ [ชื่อไซต์] จะสิ้นสุดในวันที่ [วันที่] เราขอนัดตรวจปิด DLP ก่อนวันดังกล่าว กรุณายืนยันวันและเวลาที่สะดวกสำหรับผู้แทนที่มีอำนาจลงนามของท่าน
ส่งทางอีเมล เก็บสำเนา ถ้าลูกค้าไม่ตอบใน 5 วันทำการ ให้โทรติดตามและบันทึกวันที่โทร
บันทึกเหล่านี้สำคัญมาก ถ้าลูกค้ายกปัญหาขึ้นมาหลัง DLP หมดแล้ว เอกสารที่แสดงว่าคุณพยายามนัดตรวจแล้วแต่ลูกค้าไม่ตอบสนองมีน้ำหนักทางกฎหมายที่แตกต่างกับกรณีที่ไม่มีเอกสารอะไรเลย
เอกสารปิด DLP
หลังตรวจเสร็จ เอกสารปิด DLP บันทึกผลการตรวจ ไม่ต้องยาว มีสี่รายการเพียงพอ:
- รายละเอียดไซต์และงานติดตั้ง
- วันที่ตรวจ
- ข้อความยืนยันว่าตรวจแล้วไม่พบ defect ที่ยังค้างอยู่ภายใต้ DLP
- ลายเซ็นและชื่อผู้แทนที่มีอำนาจของลูกค้า
เอกสารนี้แตกต่างจาก checklist ตรวจงาน (ซึ่งบันทึกว่าตรวจอะไรบ้าง) ตรงที่เอกสารปิด DLP บันทึกว่าผู้แทนลูกค้ายืนยันว่าผลการตรวจเป็นที่น่าพอใจ
เมื่อมีเอกสารนี้ ใบแจ้งหนี้ค่า retention มีหลักฐานรองรับ ถ้าไม่มี การที่ลูกค้าเงียบตอนส่งใบแจ้งหนี้จะคลุมเครือ
การปิด DLP จุดชนวนอะไรต่อไป?
การปิด DLP ที่สมบูรณ์ทำให้เกิดสามสิ่งตามลำดับ:
ออกใบแจ้งหนี้ค่า retention ได้ โดยมีเอกสารปิด DLP เป็นหลักฐานประกอบ ผู้แทนลูกค้ายืนยันสภาพงานแล้ว จึงไม่มีพื้นที่ใหม่ให้โต้แย้ง
การรับประกันอุปกรณ์ (manufacturer warranty บนแผงโซลาร์ อินเวอร์เตอร์ โคมไฟ หรืออุปกรณ์อื่น) ยังคงมีผลต่อไปตามเงื่อนไขของผู้ผลิต และนับจากวันที่ต่างกัน ควรบันทึกไว้ใน site register แยกจาก DLP
ถ้ายังไม่มี maintenance agreement ในขณะนี้ หนังสือแจ้งหรือการตรวจปิด DLP คือการติดต่อครั้งสุดท้ายตามสัญญาเดิม ไซต์ที่ผ่าน DLP โดยไม่มี maintenance agreement จะโทรหาคุณก็ต่อเมื่อมีปัญหาเท่านั้น ถ้า maintenance agreement เป็นสิ่งที่คุ้มค่าเสนอ การแจ้งปิด DLP คือจังหวะที่เหมาะที่สุด
คำถามที่พบบ่อย
DLP สำหรับงานไฟฟ้าเชิงพาณิชย์ในไทยปกติกี่เดือน?
12 เดือนเป็นมาตรฐานในสัญญาเชิงพาณิชย์และอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ บางโปรเจกต์ระบุระยะเวลาสั้นกว่าสำหรับอุปกรณ์บางประเภท ระยะเวลาในสัญญาเป็นตัวกำหนด ต้องเช็คจากสัญญาจริง ไม่ใช่สมมติว่า 12 เดือนทุกกรณี
ถ้าลูกค้าไม่ตอบสนองต่อหนังสือแจ้งจะทำอย่างไร?
บันทึกทุกความพยายาม หนังสือแจ้ง วันที่โทรติดตาม และการตอบกลับใด ๆ ถ้า DLP หมดอายุโดยไม่มีการตรวจเพราะลูกค้าไม่ตอบสนองทั้งที่มีหลักฐานการพยายาม สถานะความรับผิดของผู้รับเหมาต่างจากกรณีที่ไม่มีเอกสารอะไรเลย ในทางปฏิบัติ ลูกค้าส่วนใหญ่จะตอบสนองเมื่อเข้าใจว่าการปิด DLP คือเงื่อนไขของการคืน retention
DLP กับ equipment warranty ต่างกันอย่างไร?
DLP คือช่วงเวลาที่ผู้รับเหมารับผิดชอบ defect ในงานติดตั้งตามที่ตกลงกัน Equipment warranty คือเงื่อนไขของผู้ผลิต นับจากวันที่ซื้อหรือ commissioning ซึ่งต่างจาก DLP การหมด DLP ไม่ได้สิ้นสุด equipment warranty และการหมด warranty ก็ไม่ได้ปิด DLP ทั้งสองต้องติดตาม แต่ติดตามแยกกันในทะเบียนคนละชุด
โปรแกรม TRACE 30 ติดตั้ง site register ที่บันทึกวันที่ลงนามส่งมอบและคำนวณวันหมด DLP โดยอัตโนมัติ พร้อมปฏิทินตรวจที่สร้าง job order 30 วันก่อนวันหมดอายุของแต่ละไซต์โดยไม่ต้องให้ใครจำ ถ้าอยากเห็นว่าลำดับการปิด DLP ทำงานอย่างไรในระบบ นัดคุย ได้เลย