บันทึก
งานติดตั้งที่ค้างอยู่ งานไหนจะส่งมอบทันก่อนสิ้นปี?
กลางเดือนตุลาคมเป็นเวลาที่ดีที่จะหยุดนับ: งานติดตั้งที่ยังค้างอยู่ในมือตอนนี้มีกี่งาน และในนั้นงานไหนบ้างที่จะออกใบส่งมอบได้ทันก่อนสิ้นเดือนธันวาคม?
ส่วนใหญ่ผู้รับเหมาจะตอบคร่าวๆ ในหัวได้ แต่คำตอบแบบคร่าวๆ มักผิดไปสองถึงสามงาน และมักผิดในทางมั่นใจเกินจริง งานที่คิดว่าจะปิดได้ง่ายคือกลุ่มที่ลื่นหลุดบ่อยที่สุด
ลูกค้าโรงงานไม่ได้มองว่าวันที่ธันวาคมหรือมกราคมเหมือนกัน งบประมาณทุนของโรงงานส่วนใหญ่ปิดตามปีปฏิทิน โครงการที่ส่งมอบในธันวาคมจะตัดจากงบปีนี้ได้ทันที โครงการที่ส่งมอบในมกราคมอาจต้องออก PO ใหม่ ขออนุมัติงบเพิ่ม หรือรอการจัดสรรใหม่ในปีหน้า บางโรงงานหยุดรับงานเอกสารช่วงกลางธันวาคมถึงกลางมกราคม งานที่พลาดธันวาคมไปแค่อาทิตย์เดียวอาจเลื่อนออกไปอีกสี่ถึงหกสัปดาห์
ผู้รับเหมาส่วนใหญ่ค้นพบเรื่องนี้ตอนปลายพฤศจิกายน ซึ่งสายเกินแก้แล้ว
งานที่ยังไม่ปิดมีกี่งานจริงๆ?
“งานที่ยังค้าง” คืองานใดก็ตามที่ยังไม่มีใบส่งมอบที่ลูกค้าเซ็น ไม่ใช่ “เกือบเสร็จ” หรือ “ทำเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้รับเซ็น” ต้องเซ็นจริงถึงจะปิดได้
กลุ่มนี้รวมถึง:
- งานที่ทีมช่างทำเสร็จแล้วแต่ลูกค้ายังไม่ได้เซ็นใบส่งมอบ
- งานที่คืบหน้าไป 80% แต่ยังเหลือขั้นตอนสุดท้าย
- งานที่หยุดรอการตรวจสอบจากบุคคลที่สาม รอใบอนุญาต หรือรอวัสดุที่ยังไม่มาส่ง
- งานที่มีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตกลางงานแต่ยังไม่ได้ทำเอกสารตกลงกันอย่างเป็นทางการ
นับทั้งหมด จำนวนจริงมักมากกว่าที่คาดไว้สองถึงสี่งาน ส่วนที่เกินมาคืองานที่ “ควรปิดได้นานแล้ว” แต่ยังค้างสถานะอยู่
นั่นคือตัวเลขที่คุณต้องทำงานด้วย
อะไรคือปัจจัยที่บอกว่างานจะปิดทันหรือไม่?
มีสองเรื่อง: งานหน้างานที่เหลือ และกระบวนการส่งมอบของลูกค้า
งานหน้างานที่เหลือ ประมาณได้ไม่ยาก ถ้าเหลือแค่เดินสายและทดสอบระบบ น่าจะใช้เวลาสองถึงสี่วัน ถ้าตู้ยังทำไม่เสร็จก็ใช้เวลามากกว่านั้น
กระบวนการส่งมอบของลูกค้า คือจุดที่งานลื่นหลุดบ่อยที่สุด แต่ละโรงงานมีขั้นตอนต่างกัน บางที่ต้องแค่วิศวกรคนเดียวเซ็น ปิดได้ภายในหนึ่งอาทิตย์หลังงานเสร็จ บางที่ต้องนัดประชุม มีทีมวิศวกรรมไฟฟ้าและเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยร่วมด้วย มีการตรวจสอบภายในก่อน แล้วโรงงานออกใบรับมอบงานให้เอง ประเภทนี้ต้องนำเวลาล่วงหน้าสามถึงสี่สัปดาห์หลังงานหน้างานเสร็จ
ถ้าไม่เคยส่งมอบกับโรงงานนี้มาก่อน ให้ตั้งสมมติฐานไว้ที่สามอาทิตย์นับจากวันที่แจ้งว่างานหน้างานเสร็จ ถ้าเคยทำมาแล้วให้ใช้เวลาจริงที่ผ่านมา
ตัวอย่าง. คุณมีงานค้างอยู่เจ็ดงานในวันที่ 16 ตุลาคม
| งาน | งานหน้างานที่เหลือ | กระบวนการลูกค้า | ปิดได้เร็วสุด |
|---|---|---|---|
| A | 2 วัน | 10 วัน (เคยปิดได้เร็ว) | ต้นพฤศจิกายน |
| B | เสร็จแล้ว | 3 อาทิตย์ (ครั้งแรกกับลูกค้านี้) | ต้นพฤศจิกายน |
| C | 2 อาทิตย์ | 2 อาทิตย์ | ปลายพฤศจิกายน |
| D | 4 อาทิตย์ | 2 อาทิตย์ | ปลายธันวาคม |
| E | 1 อาทิตย์ | 4 อาทิตย์ (ต้องผ่านคณะกรรมการ) | ปลายธันวาคม เสี่ยง |
| F | 7 อาทิตย์ | 2 อาทิตย์ | กุมภาพันธ์ |
| G | เสร็จแล้ว | รอการตรวจสอบจากบุคคลที่สาม ยังไม่มีวัน | ไม่แน่ |
งาน A, B, C น่าจะปิดทัน D และ E เป็นกลุ่มเสี่ยง F ไม่ทันแน่นอน G ต้องโทรหาลูกค้าสัปดาห์นี้เลย
ต่างจาก “มีงานค้างเจ็ดงาน” อย่างเห็นได้ชัด
แบ่งงานออกเป็น 3 กลุ่ม
เมื่อประมาณวันปิดได้แล้ว งานแต่ละชิ้นจะอยู่ในหนึ่งในสามกลุ่ม
ปิดได้ทันก่อน 31 ธันวาคม. งานหน้างานเสร็จแล้วหรือเหลืออีกไม่เกินอาทิตย์ รู้กระบวนการลูกค้าและใช้เวลาไม่เกินสองอาทิตย์ งานกลุ่มนี้อยู่ในแผน ให้จดวันนัดส่งมอบ ยืนยันคนเซ็น และเคลียร์รายการ punch list ตอนนี้
อาจทัน ขึ้นอยู่กับปัจจัยนอกมือ. งานหน้างานจะเสร็จทัน แต่การปิดขึ้นอยู่กับการตรวจสอบจากบุคคลที่สาม กระบวนการลูกค้าที่ยาว หรือวัสดุที่ยังไม่มาส่ง กลุ่มนี้ต้องลงมือเดือนตุลาคม ไม่ใช่พฤศจิกายน
ไม่ทันก่อนสิ้นปีแน่นอน. งานหน้างานเหลืออีกกว่าสี่อาทิตย์ หรือกระบวนการลูกค้านานเกินกว่าจะยัดเข้าปีนี้ได้ ให้วางแผนรับงานมกราคมและบอกลูกค้าตอนนี้
ทำอะไรกับงานในกลุ่ม “อาจทัน”
หน้าต่างเวลาที่จะเปลี่ยนผลของงานกลุ่มนี้คือเดือนตุลาคมและต้นพฤศจิกายน พอถึงปลายพฤศจิกายนช่องทางส่วนใหญ่ปิดแล้ว
สำหรับงานแต่ละชิ้นในกลุ่มนี้ มีสามเรื่องที่ต้องทำตอนนี้
โทรหาลูกค้าสัปดาห์นี้เลย ไม่ใช่ตอนงานเสร็จ. บอกสถานะหน้างาน บอกว่าคาดว่างานจะเสร็จเมื่อไร และถามว่าลูกค้าจะนัดประชุมส่งมอบได้เมื่อไร การได้นัดลงปฏิทินลูกค้าในเดือนตุลาคม ก่อนที่ธันวาคมจะเต็ม มีผลมากกว่าการไล่ตามในปลายพฤศจิกายน
ถามกระบวนการส่งมอบให้ชัด. ถ้าไม่เคยทำงานส่งมอบกับโรงงานนี้มาก่อน ถามตรงๆ ว่าใครเซ็น ต้องเห็นอะไรบ้าง และต้องนัดล่วงหน้านานแค่ไหน รู้เรื่องนี้วันที่ 28 พฤศจิกายนไม่มีเวลาพอแล้ว
เคลียร์รายการค้างตอนนี้. รายการ punch list ที่ค้างอยู่สองอาทิตย์เพราะรู้สึกว่ายังไม่เร่ง ต้องเดินหน้าสัปดาห์นี้ ทุกรายการที่ยังค้างคือเหตุผลที่ลูกค้าจะเลื่อนวันนัดส่งมอบออกไป
บอกลูกค้าในกลุ่ม “ไม่ทันแน่” อย่างไร
การคุยในเดือนตุลาคมง่ายกว่าการคุยปลายพฤศจิกายนมาก
ลูกค้าที่รู้ในเดือนตุลาคมว่าโครงการจะปิดไม่ทันปีนี้ ยังมีเวลาวางแผน ขออนุมัติงบเพิ่มก่อนสิ้นปี ปรับแผนเรื่องทรัพย์สิน หรือเตรียมทีมให้พร้อมรับงานเดือนมกราคม ข้อความเดียวกันถ้าส่งปลายพฤศจิกายนหรือธันวาคมลูกค้าไม่มีทางออกเหลือแล้ว ความรู้สึกในการคุยต่างกันมาก และความสัมพันธ์รับภาระนั้น
ไม่จำเป็นต้องพูดยาว แค่: “งานหน้างานจะเสร็จต้นธันวาคม แต่วันส่งมอบที่เป็นจริงได้น่าจะเป็นกลางมกราคม อยากแจ้งล่วงหน้าให้มีเวลาวางแผน อยากให้กำหนดวันเป้าหมายในมกราคมไว้เลยไหมครับ?”
คุยแบบนี้ในเดือนตุลาคมยังทำได้สบาย
FAQ
ทำไมลูกค้าโรงงานถึงสนใจว่าจะเซ็นธันวาคมหรือมกราคม?
โรงงานส่วนใหญ่ในไทยใช้งบประมาณทุนตามปีปฏิทิน รายจ่ายที่เกิดก่อน 31 ธันวาคมตัดจากงบปีปัจจุบันได้ทันที รายจ่ายที่เกิดในมกราคมเข้างบปีหน้า ซึ่งอาจต้องออก PO ใหม่หรือขออนุมัติเพิ่ม บางลูกค้ามองว่าเป็นขั้นตอนเล็กน้อย บางลูกค้ามองว่าเป็นเรื่องใหญ่ รู้ว่าลูกค้าคุณอยู่กลุ่มไหนก่อนกลางธันวาคมคุ้มกว่า
ถ้าลูกค้าบอกว่าต้องการงานเสร็จก่อนพฤศจิกายนล่ะ?
ถามก่อนว่าอะไรเป็นตัวกำหนดวันนั้น บางทีมาจากช่วงปิดซ่อมโรงงาน การตรวจสอบประกัน หรือเงื่อนไขงบที่ต้องใช้ก่อนธันวาคม ถ้างานหน้างานทำไม่เสร็จทันพฤศจิกายนจริงๆ พูดตรงๆ ว่า: “เราทำงานและส่งมอบให้ทันพฤศจิกายนไม่ได้ นี่คือสิ่งที่ทำได้ทันก่อนพฤศจิกายน และนี่คือวันที่เร็วที่สุดสำหรับส่วนที่เหลือ” การส่งมอบบางส่วนในขอบเขตที่แบ่งได้ชัดเจนบางครั้งทำได้
ถ้าส่งมอบทั้งงานไม่ทันปีนี้ วางบิลบางส่วนได้ไหม?
ขึ้นอยู่กับสัญญา ถ้าสัญญามีการแบ่ง milestone billing งานแต่ละ milestone จะออกใบแจ้งหนี้ได้เมื่อเสร็จ โดยไม่ต้องรอส่งมอบทั้งโครงการ ในกรณีนั้นคำถามคือ milestone ไหนบ้างที่จะเสร็จก่อน 31 ธันวาคม ตรวจสัญญาและตกลงกับลูกค้าเรื่องนี้ตอนนี้ ไม่ใช่รอถึงสิ้นเดือน
หน้าจอเจ้าของใน Field Operation System แสดงภาพนี้ได้พอดี: งานที่ยังค้าง งานที่ปิดแล้วแต่ยังไม่ได้วางบิล และไซต์ที่ยังไม่มีสัญญาดูแลหลังส่งมอบ ถ้าอยากดูว่าทำงานจริงอย่างไร ดูรายละเอียดโปรแกรม หรือ นัดคุยสั้นๆ ได้เลย