บันทึก
สิ่งที่ต้องส่งต่อก่อนทีมช่างออกเดินทาง
ผู้ที่ดูแลการขายงานรู้ข้อมูลหลายอย่างที่ทีมช่างยังไม่รู้ และส่วนใหญ่แล้ว ข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้ถูกส่งต่อไปจริงๆ
ไม่ใช่เพราะขาดความรับผิดชอบ แต่เพราะโครงสร้างของธุรกิจส่วนใหญ่แยกการขายออกจากการติดตั้งในทางปฏิบัติ การส่งต่องานมักเป็นแค่การคุยกันหรือส่งใบเสนอราคาต่อ ไม่ใช่การส่งมอบข้อมูลที่หน้างานต้องการจริงๆ
สำหรับงานติดตั้ง Solar หรือ LED Lighting ในโรงงานไทย ช่องว่างตรงนี้มีผลกระทบชัดเจน
การเยี่ยมชมเพื่อเสนอราคาบันทึกอะไรไว้บ้าง?
เมื่อผู้รับเหมาไปดูหน้างานเพื่อเสนอราคา การเยี่ยมชมครั้งนั้นมุ่งที่การปิดงาน ข้อมูลที่ได้มักครอบคลุม จำนวนแผงและตำแหน่ง ขนาดระบบ เส้นทางเดินสายโดยประมาณ และราคาที่ตกลงกัน
สิ่งที่มักไม่ได้บันทึกไว้อย่างเป็นระบบ:
- เงื่อนไขการเข้าพื้นที่ โรงงานบางแห่งกำหนดให้ผู้รับเหมาต้องผ่านการอบรมความปลอดภัยก่อนเข้าทำงาน มี PPE เพิ่มเติมนอกเหนือจากมาตรฐาน หรือต้องลงทะเบียนที่จุดรักษาความปลอดภัยด้วยแบบฟอร์มที่ทีมช่างไม่เคยเห็น
- ช่วงเวลาทำงาน บางโรงงานอนุญาตให้ทำงานไฟฟ้าได้เฉพาะนอกเวลาผลิต หรือต้องตัดไฟโดยแจ้งล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ ช่วงเวลาตัดไฟที่ได้รับอาจสั้นกว่าที่แผนงานต้องการ
- ผู้ติดต่อในช่วงติดตั้ง วิศวกรที่เซ็นสัญญามักไม่ใช่คนที่ต้องอยู่ดูแลการ Commissioning ถ้าไม่ยืนยันล่วงหน้า วันแรกอาจจบลงด้วยการติดตั้งที่เสร็จแล้วแต่ยังปิดงานไม่ได้
- สมมติฐานที่ใช้ในการออกแบบ การเสนอราคาใช้ประมาณการ ขนาดท่อร้อยสาย เส้นทางเดินสาย ความจุตู้ MDB ล้วนเป็นค่าประมาณ ถ้าสมมติฐานผิด ทีมช่างจะรู้เรื่องตอนอยู่หน้างานแล้ว
ข้อมูลเหล่านี้ไม่มีอะไรผิดปกติ และทั้งหมดสามารถรู้ได้จากการโทรศัพท์สั้นๆ ก่อนช่างออกเดินทาง
ค่าใช้จ่ายของการรู้ข้อมูลหน้างานตอนถึงไซต์คือเท่าไร?
รู้ตอนวันแรกว่าต้องผ่านการอบรมความปลอดภัยก่อน หมายถึงเสียเวลาหรือทั้งวันหากการอบรมจัดเฉพาะบางช่วง รู้ว่าช่วงตัดไฟสั้นกว่าที่แผนกำหนด หมายถึงแผนงานวันแรกผิดตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มจับเครื่องมือ
รู้ว่าผู้ติดต่อสำหรับการ Commissioning ไม่ว่างทั้งสัปดาห์ หมายถึงทำงานติดตั้งเสร็จแต่ปิดงานไม่ได้ ใบแจ้งหนี้รอค้าง และต้องเดินทางไปหน้างานอีกครั้งเพื่อเก็บลายเซ็นที่ควรนัดหมายมาตั้งแต่ต้น
รูปแบบเหมือนกันทุกกรณี: ข้อมูลที่มีอยู่ก่อนวันแรกไม่อยู่ตรงที่ต้องใช้เมื่อถึงเวลา ต้นทุนออกมาในรูปเวลาที่เสียไป การส่งมอบงานที่ล่าช้า หรือการเดินทางไปหน้างานเพิ่มเติม
ข้อมูลสรุปหน้างานที่ดีมีอะไรบ้าง
ข้อมูลสรุปหน้างานไม่ใช่ขอบเขตงาน ขอบเขตงานบอกทีมช่างว่าต้องติดตั้งอะไร ข้อมูลสรุปบอกว่าหน้างานทำงานอย่างไรและจะเจออะไรเมื่อไปถึง
ข้อมูลสรุปที่ครบถ้วนสำหรับงานโรงงานประกอบด้วย:
- การเข้าพื้นที่ เวลาที่เข้าได้ ขั้นตอนลงทะเบียน การอบรมที่ต้องผ่าน PPE เพิ่มเติม ที่จอดรถ
- ช่วงเวลาทำงาน เวลาที่อนุญาตให้ทำงานไฟฟ้า ระยะเวลาตัดไฟ ใครเป็นคนจัด แจ้งล่วงหน้านานเท่าไร และผู้ติดต่อในฝ่ายโรงงานสำหรับเรื่องนี้
- ผู้ติดต่อช่วงติดตั้ง ชื่อและเบอร์โทรของผู้มีอำนาจตัดสินใจในหน้างาน ชื่อของคนที่ต้องอยู่ตอน Commissioning และผู้ที่ต้องติดต่อหากมีปัญหา
- ยืนยันวัสดุ จำนวนและขนาดจริงตามการวัดหน้างาน ไม่ใช่ค่าประมาณจากใบเสนอราคา
- เป้าหมายวันแรก สิ่งที่ทีมช่างต้องทำให้เสร็จในช่วงแรก เพื่อให้มีเป้าชัดเจนและวัดผลได้
ข้อมูลสรุปไม่จำเป็นต้องยาว แต่ต้องครบในประเด็นที่จะทำให้เสียเวลาหรือต้องกลับมาหน้างานอีกครั้งหากผิดพลาด
ใครเป็นคนทำข้อมูลสรุปนี้ และทำเมื่อไร?
ข้อมูลสรุปควรจัดทำโดยผู้ดูแลการขายหรือการเสนอราคา และส่งให้ผู้จัดการการติดตั้งก่อนส่งทีมออกเดินทาง แม้ในธุรกิจที่คนคนเดียวทำทั้งสองหน้าที่ การเขียนออกมาก็ยังมีประโยชน์ เพราะมันจะเผยให้เห็นช่องว่าง คำถามที่ต้องไปหาคำตอบก่อนช่างออกเดินทาง
คนที่ไปดูหน้างานรู้ข้อมูลส่วนใหญ่อยู่แล้ว สิ่งที่ขาดคือแบบฟอร์มที่ถามคำถามถูกต้อง ไม่ใช่หน้าเปล่าให้กรอกเอง หากไม่มีโครงสร้างมาช่วย ความรู้นั้นก็จะอยู่ในหัวและส่งต่อผ่านการคุยในเช้าวันที่ช่างออกเดินทาง ถ้าส่งต่อได้เลย
ข้อมูลเหล่านี้ยังคงมีประโยชน์หลังวันแรกหรือเปล่า?
ส่วนใหญ่ของข้อมูลสรุปหน้างานเป็นข้อมูลถาวรของไซต์ เงื่อนไขการเข้าพื้นที่ไม่เปลี่ยนระหว่างงานติดตั้งและงานบำรุงรักษาครั้งแรก ขั้นตอนการตัดไฟเหมือนกันในปีถัดไป ผู้ติดต่ออาจเปลี่ยนบ้าง แต่กระบวนการยืนยันก็เหมือนเดิม
ถ้าเก็บข้อมูลสรุปไว้ในทะเบียนไซต์ตั้งแต่ครั้งแรก ทีมที่มาเยี่ยมครั้งถัดไปไม่ต้องโทรหาโรงงานเพื่อถามข้อมูลเดิมอีก ทีมซ่อมบำรุงที่มาตรวจไซต์ปีหน้ามีข้อมูลการเข้าพื้นที่ ชื่อผู้ติดต่อ และขั้นตอนตัดไฟพร้อมอยู่แล้ว ไม่ต้องรวบรวมใหม่
ทีมซ่อมบำรุงที่มาถึงโรงงานโดยไม่มีข้อมูลการเข้าพื้นที่อยู่ในสถานะเดียวกับทีมช่างวันแรก: รู้เรื่องตอนถึงหน้างานแล้ว
FAQ
ถ้าการเยี่ยมชมเพื่อเสนอราคาสั้นมากและไม่ได้เก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้?
โทรศัพท์หนึ่งครั้งก่อนช่างออกเดินทางแก้ปัญหาได้ส่วนใหญ่ การคุยกัน 15 นาทีกับผู้ติดต่อที่ถูกคนสามารถยืนยันข้อกำหนดการเข้าพื้นที่ ช่วงเวลาตัดไฟ และผู้ที่ต้องอยู่ตอน Commissioning การโทรนี้ทำได้ที่โต๊ะทำงานก่อนใครออกเดินทาง และถูกกว่าการส่งช่างไปรอที่ลานจอดรถทั้งวัน
ข้อมูลสรุปหน้างานต่างจาก Job Order ที่ช่างได้รับอย่างไร?
Job Order ส่งให้ช่างและบอกว่าต้องทำอะไร ถ่ายรูปอะไร และเซ็นอะไร ข้อมูลสรุปหน้างานคือข้อมูลที่ทำให้ Job Order ถูกต้อง มันบอกผู้ที่สร้าง Job Order ว่าเงื่อนไขเฉพาะของไซต์คืออะไรจริงๆ Job Order ที่สร้างโดยไม่มีข้อมูลสรุปคือ Job Order ที่สร้างบนสมมติฐาน
ถ้าข้อมูลหน้างานเปลี่ยนไประหว่างที่เสนอราคาและวันที่ช่างไป?
มักจะเกิดขึ้นเสมอ ทางออกที่ถูกคือโทรยืนยันในสัปดาห์ก่อนช่างออกเดินทาง แม้จะเขียนข้อมูลสรุปไว้แล้วตั้งแต่ช่วงเสนอราคา การโทรครั้งนั้นเป็นส่วนหนึ่งของการเช็กความพร้อมที่ปกป้องวันทำงานของทีมช่าง โรงงานเปลี่ยนช่วงกะงาน วิศวกรที่จัดการเรื่องตัดไฟย้ายไปแผนกอื่น ขั้นตอนความปลอดภัยอัปเดตใหม่ ข้อมูลสรุปที่เขียนหลายเดือนก่อนและไม่เคยยืนยันใหม่ดีกว่าไม่มีเลย แต่ข้อมูลที่ยืนยันแล้วคือสิ่งที่ทำให้วันแรกเป็นไปตามแผนจริงๆ
หากระบบปัจจุบันของคุณไม่มีที่เก็บข้อมูลสรุปหน้างานอย่างเป็นระบบ หน้าTRACE 30อธิบายว่าข้อมูลนี้ไหลเข้า Job Order บนโทรศัพท์ของช่างได้อย่างไร หากอยากคุยว่าใช้ได้อย่างไรกับปริมาณงานปัจจุบันของคุณ สามารถนัดหมายพูดคุยได้เลย