บันทึก
งานเพิ่ม: เอกสารที่ต้องมีก่อนจะเรียกเก็บเงินได้
งานเพิ่มเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในทุกโครงการไฟฟ้าโรงงาน ตู้รวมสายต้องเลื่อนตำแหน่งเพราะมีท่อ HVAC ขวางอยู่ วิศวกรโรงงานขอเพิ่มวงจรไฟฟ้าระหว่างที่ทีมงานทำงานในตู้สวิตช์ หรืออาคาร C มีประเภทฝ้าเพดานที่ต้องใช้อุปกรณ์ติดตั้งแบบอื่นจากที่ระบุในแบบ ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องปกติ สิ่งที่แยกผู้รับเหมาที่เก็บเงินได้กับคนที่ต้องแบกรับต้นทุนเองคือ การมี ใบแจ้งงานเพิ่มลด (VO) ที่สมบูรณ์ก่อนส่งใบแจ้งหนี้
VO คืออะไร?
Variation Order หรือ VO คือเอกสารที่ตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างผู้รับเหมากับเจ้าของโครงการ เพื่อเพิ่ม ลด หรือเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานจากสัญญาเดิม พร้อมราคาที่ตกลงกัน
VO ไม่ใช่สัญญาเดิม ไม่ใช่คำขอด้วยวาจาจากวิศวกรหน้างาน และไม่ใช่ข้อความใน WhatsApp Group VO คือเอกสารที่มีลายเซ็นซึ่งแก้ไขสัญญาที่มีอยู่แล้ว
โครงการโซลาร์บนหลังคาโรงงานขนาด 250 kWp ที่ใช้เวลาสี่สัปดาห์ โดยทั่วไปจะมีงานเพิ่มระหว่างสามถึงเจ็ดรายการ ถ้าไม่มีใบ VO สำหรับแต่ละรายการ รายการเหล่านั้นก็จะกลายเป็นข้อโต้แย้งตอนแจ้งหนี้
ทำไม VO จึงถูกปฏิเสธ?
ฝ่ายการเงินของโรงงานจ่ายเงินตามสัญญาที่มีอยู่ในระบบ รายการที่เกินกว่าสัญญาต้องมีเอกสารของตัวเอง สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ VO ถูกปฏิเสธมีห้าข้อ:
- ไม่มีการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน
- คำอธิบายขอบเขตงานที่เปลี่ยนแปลงไม่ชัดเจน
- ไม่มีราคาที่ตกลงกันในเอกสาร
- ลายเซ็นจากคนที่ไม่มีอำนาจอนุมัติการเปลี่ยนแปลงสัญญา
- ส่งเอกสารหลังจากทีมงานออกจากไซต์ไปแล้ว
ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่หลายคนคิด VO ที่ส่งหลังจากงานเสร็จแล้วคือการขอให้ลูกค้าอนุมัติจ่ายเงินสำหรับสิ่งที่เปลี่ยนไม่ได้แล้ว ฝ่ายการเงินถูกฝึกให้ส่งกลับมาตรวจสอบ แต่ถ้า VO ส่งก่อนเริ่มงาน มันคือจุดตัดสินใจ: อนุมัติ ปรับแก้ หรือปฏิเสธ งานเดียวกัน เงินเดียวกัน แต่คุยกันคนละแบบ
เอกสาร VO ต้องมีอะไรบ้าง?
VO ที่ผ่านฝ่ายการเงินได้โดยไม่ติดปัญหาต้องมีหกอย่าง:
- หมายเลขอ้างอิง ที่เชื่อมกับสัญญาเดิม
- คำอธิบายการเปลี่ยนแปลง: ระบุในสัญญาเดิมว่าอะไร เปลี่ยนเป็นอะไร และเพราะอะไร
- เหตุผลของการเปลี่ยนแปลง: ลูกค้าร้องขอ พบสภาพหน้างานที่แตกต่าง หรือแบบแปลงเปลี่ยน
- รายการวัสดุและแรงงาน พร้อมปริมาณ
- มูลค่าที่ตกลงกัน (บวกสำหรับงานเพิ่ม ลบสำหรับงานลด)
- ลายเซ็นจากผู้มีอำนาจอนุมัติของลูกค้า
ข้อสุดท้ายคือจุดที่ VO ล้มเหลวบ่อยที่สุด วิศวกรหน้างานที่ขอเพิ่มสองวงจรไม่ใช่คนที่มีอำนาจผูกพันโรงงานกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ในวันแรกของทุกโครงการ ถามให้ชัดว่าใครมีอำนาจอนุมัติงานเพิ่ม แล้วระบุชื่อคนนั้นในสัญญาเดิม และใส่ช่องลายเซ็นสำหรับคนนั้นในทุกแบบฟอร์ม VO
จะถ่ายรูปและเก็บหลักฐานอะไรบ้าง?
VO ที่ถูกโต้แย้งมักเป็นหนึ่งในสองแบบ: อ้างเหตุจากสภาพหน้างาน หรืออ้างเหตุจากคำสั่งลูกค้า
กรณีสภาพหน้างาน: โรงงานมีสภาพที่แตกต่างจากแบบ ทำให้ต้องทำงานเพิ่ม หลักฐานที่ต้องการ: ถ่ายรูปสภาพก่อนทีมงานแก้ไข และรูปงานที่เสร็จแล้ว ต้องมีวันที่และเวลา รูปถ่ายฝ้าเพดานที่มีท่อเดิมขวางอยู่ ถ่ายก่อนที่ช่างจะเริ่มงาน มีน้ำหนักมากกว่าคำอธิบายที่เขียนขึ้นทีหลังหลายเท่า
กรณีคำสั่งลูกค้า: ลูกค้าขอให้ทำสิ่งที่ไม่อยู่ในขอบเขตงาน หลักฐานที่ต้องการ: คำขอเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุว่าใครขอและเมื่อวันที่เท่าไหร่ ข้อความ WhatsApp ดีกว่าการพูดด้วยวาจา ใบ VO ที่มีลายเซ็นดีกว่า WhatsApp
เมื่อ Job Order มีรูปถ่ายพร้อม timestamp จากหน้างาน รูปเหล่านั้นก็กลายเป็นหลักฐานสนับสนุน VO โดยที่ทีมช่างไม่ต้องทำงานเพิ่ม เพราะบันทึกเกิดขึ้นไปพร้อมกับการทำงานอยู่แล้ว
วิธีติดตาม VO หลายรายการในโครงการที่ยาวนาน
ตัวอย่างประกอบ: ผู้รับเหมากำลังดำเนินโครงการเปลี่ยน LED โรงงานสามอาคารในระยอง อาคาร A และ B ดำเนินการตามแบบได้ปกติ แต่อาคาร C มีฝ้าเพดานต่างจากที่ระบุในแบบ: ช่องว่างเพดานตื้นเกินไปสำหรับโคมฝังที่กำหนดไว้ ต้องใช้โคมแบบติดผิวแทน สำหรับ 24 โคม ต้องใช้เวลาเพิ่มครึ่งวันและวัสดุเพิ่มเติม
แทนที่จะให้ช่างปรับและค่อยทำ VO ตอนส่งบิล ผู้จัดการโครงการถ่ายรูปฝ้าเพดานทันที ทำ VO-003 ในวันนั้น อธิบายสภาพที่พบ แจกแจงวัสดุและแรงงาน และได้ลายเซ็นผู้จัดการโรงงานก่อนที่ทีมงานจะดำเนินการต่อ
ตอนออกใบแจ้งหนี้ ยอดรวมคือ: มูลค่าสัญญาเดิม บวก VO ที่อนุมัติแล้ว ลบ งานลด VO-001 ถึง VO-004 แนบมาพร้อมไฟล์ ฝ่ายการเงินของโรงงานมีเอกสารสำหรับทุกรายการ จ่ายเงินผ่านโดยไม่มีคำถาม
บันทึก VO แบบง่ายสำหรับโครงการที่มีระยะยาวประกอบด้วย: หมายเลข VO, วันที่ทำรายการ, คำอธิบายหนึ่งบรรทัด, มูลค่า, สถานะ (ร่าง / อนุมัติ / ปฏิเสธ), วันที่อนุมัติ และชื่อผู้อนุมัติ บันทึกนี้เดินทางไปพร้อมกับเอกสาร Handover เป็นส่วนหนึ่งของไฟล์โครงการ
FAQ
ลูกค้าตกลงด้วยวาจาแต่ไม่ยอมเซ็น VO ทำอย่างไร?
อย่าเริ่มงานเพิ่ม ถ้าลูกค้าบอกว่างานนั้นครอบคลุมอยู่ในสัญญาเดิมอยู่แล้ว นั่นคือข้อโต้แย้งเรื่องขอบเขตงาน ไม่ใช่งานเพิ่ม ให้ชี้แจงขอบเขตงานเดิมก่อน แล้วค่อยพิจารณางานเพิ่มทีหลัง การเริ่มงานโดยไม่มีใบ VO เพราะกลัวเสียเวลา คือวิธีที่แน่ใจที่สุดที่จะไม่ได้เงินค่างานเพิ่ม
VO กับใบเสนอราคาต่างกันอย่างไร?
ใบเสนอราคาเสนองานใหม่ก่อนที่จะมีสัญญา VO แก้ไขสัญญาที่มีอยู่แล้ว VO ต้องอ้างอิงหมายเลขสัญญาเดิมและมีลายเซ็นจากผู้ที่มีอำนาจแก้ไขสัญญานั้น
ทำงานเพิ่มไปแล้วแต่ไม่มีเอกสาร จะทำอย่างไร?
ในทางปฏิบัติ คุณกำลังขอเงินสำหรับงานที่อยู่นอกขอบเขตสัญญาที่เซ็นไว้ ลูกค้าจะจ่ายหรือไม่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์และสัญญาระบุอะไรเกี่ยวกับงานเพิ่มที่ไม่มีเอกสาร บางสัญญาถือว่างานเพิ่มที่ไม่มีเอกสารรวมอยู่ในราคาคงที่แล้ว ใบ VO ที่มีลายเซ็นป้องกันการเถียงนี้ได้ตั้งแต่ต้น
TRACE 30 ตั้งค่าระบบให้ Job Order เก็บรูปถ่ายระหว่างการติดตั้ง และ Closing Gate ทำให้งานปิดไม่ได้จนกว่าเอกสารจะครบ ถ้าอยากเห็นว่าทำงานอย่างไรในโครงการที่มี VO หลายรายการ อ่านรายละเอียดโปรแกรม หรือ นัดคุยกัน