บันทึก
ก่อนลูกค้าตรวจรับงาน: สิ่งที่ต้องเตรียมให้พร้อม
งานติดตั้งเสร็จแล้ว ทีมช่างกลับมาแล้ว โปรเจกต์แมเนเจอร์โทรนัดวันตรวจรับงานกับโรงงาน ได้วันไว้อีก 3 วัน
สิ่งที่เกิดขึ้นใน 3 วันนั้นมักเป็นตัวตัดสินว่า การตรวจรับงาน จะปิดได้ใน 2 ชั่วโมง หรือลากยาวอีก 2 สัปดาห์
การตรวจรับงานไม่ใช่แค่พิธีการก่อนเซ็นเอกสาร สำหรับทีมวิศวกรรมของโรงงานหลายแห่ง นี่คือช่วงเวลาที่เขาตัดสินว่างานที่ส่งมอบตรงกับที่ตกลงกันไว้ในสัญญาหรือไม่ ถ้าวิศวกรเดินเข้ามาแล้วเจอว่าเอกสารหาย ผลการวัดไม่มี หรือมีการเปลี่ยนอุปกรณ์โดยที่ไม่ได้แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร การตรวจรับงานก็จะกลายเป็นการเจรจาต่อรองแทน เตรียมให้พร้อมก่อนวันนัดดีกว่าไปถึงก่อนเวลา
วิศวกรโรงงานดูอะไรในการตรวจรับงาน?
คนที่นำการตรวจรับงานฝั่งโรงงานมักเป็นวิศวกรไฟฟ้าหรือผู้จัดการฝ่ายอาคาร หน้าที่ของเขาในวันนั้นค่อนข้างชัดเจน:
- อุปกรณ์ที่ติดตั้งตรงกับสเปคในสัญญา รุ่น จำนวน และตำแหน่งติดตั้ง ถ้ามีอะไรต่างจากสัญญาต้องมีเอกสารอธิบาย
- งานฝีมือผ่านมาตรฐาน ยึดท่อเรียบร้อย เก็บสายเป็นระเบียบ ติดป้ายชื่อถูกต้อง ไม่มีสายเปลือย ไม่มีรอยเสียหาย
- ผลทดสอบครบถ้วนและผ่าน สำหรับโซลาร์ต้องมีแรงดันสตริงและผลทดสอบ anti-islanding สำหรับ LED Retrofit ต้องมีผลวัดค่าแสงตามจุดที่ตกลงกัน
- เอกสารครบและเป็นระเบียบ แบบ as-built เอกสารของอุปกรณ์ เอกสารรับประกัน ผลวัด commissioning และบันทึกการเปลี่ยนอุปกรณ์ถ้ามี
ทุกอย่างคาดเดาได้ล่วงหน้า งานของผู้รับเหมาคือเตรียมให้พร้อมก่อนวิศวกรเดินเข้ามา ไม่ใช่รวบรวมของระหว่างที่วิศวกรรอ
อะไรทำให้การตรวจรับงานหยุดชะงัก?
มีสี่สถานการณ์ที่มักทำให้การตรวจรับงานติดขัด
ผลการวัดหาย วิศวกรถามหาผลวัดค่าแสงตอน commissioning ในแฟ้มมีแต่รูปถ่ายงานสำเร็จ ผลการวัดอยู่ในแชทบนโทรศัพท์ของช่างที่ไปทำงานจังหวัดอื่นแล้ว การตรวจรับงานหยุดรอตัวเลขที่ควรจะแนบอยู่ในบันทึกงานตั้งแต่วันที่วัด
เปลี่ยนอุปกรณ์โดยไม่มีเอกสาร อินเวอร์เตอร์รุ่นที่ระบุในสัญญาหมดสต็อก ช่างใช้รุ่นเทียบเท่าแทนโดยไม่ได้แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร วิศวกรเทียบป้ายบนผนังกับสัญญาแล้วพบว่ารุ่นไม่ตรง ไม่มีบันทึกการเปลี่ยนอุปกรณ์ที่แสดงว่าลูกค้าอนุมัติแล้ว การตรวจรับงานก็หยุดจนกว่าจะแก้ไขได้
ไม่มีคนตอบคำถามทางเทคนิค วิศวกรถามเรื่องการตั้งค่า protection relay คนที่ผู้รับเหมาส่งมาพาแฟ้มเอกสารได้แต่ตอบคำถามเทคนิคไม่ได้ การตรวจรับงานที่ติดเพราะคำถามที่เตรียมคำตอบล่วงหน้าได้ไม่ใช่ปัญหาทางเทคนิค แต่เป็นปัญหาการเตรียมการ
เจอปัญหาที่ผู้รับเหมาไม่รู้ก่อน ท่อไม่ได้ยึดครบจุด วิศวกรเดินผ่านแล้วสังเกตเห็น บันทึกไว้ แล้วคำถามว่า “ยังมีอะไรอีกไหม” ก็เข้ามาในห้อง ถ้าตรวจภายในก่อนหนึ่งวัน ก็แก้ได้ก่อนวันนัด
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนวันตรวจรับงาน
ช่วงเวลาระหว่าง “งานเสร็จ” กับ “นัดตรวจรับงานแล้ว” ควรใช้รวบรวมชุดเอกสารที่การตรวจใช้งานได้ทันที:
- Technical file ครบชุด: แบบ as-built หรือแบบที่มาร์กการเปลี่ยนแปลง datasheet อุปกรณ์ทุกรายการ เอกสารรับประกัน serial number จับคู่กับตำแหน่งติดตั้ง
- ผลวัด commissioning ลงลายมือชื่อช่างและระบุวันที่วัด: แรงดัน string และผล insulation test สำหรับโซลาร์ ผลวัดค่าแสงแยกโซนสำหรับ LED
- บันทึกการเปลี่ยนอุปกรณ์ ทุกรายการที่ต่างจากสัญญา พร้อมหลักฐานการอนุมัติจากลูกค้าก่อนเริ่มติดตั้ง
- รายงานทดสอบ สำหรับงานที่ต้องผ่านการตรวจตามมาตรฐาน รวมถึงผลทดสอบ anti-islanding สำหรับโซลาร์แบบ on-grid
- As-built ที่อัพเดตแล้ว แสดงทุกการเปลี่ยนแปลงจากแบบเดิม แม้เรื่องเล็กน้อยอย่างเส้นทางเดินท่อ
คนที่ไปร่วมการตรวจรับงานฝั่งผู้รับเหมาควรเป็นคนที่ตอบคำถามทางเทคนิคเกี่ยวกับงานที่ทำได้ การส่งแค่ช่างระดับต้นพร้อมโฟลเดอร์เอกสารจะทำให้เสียเปรียบถ้าวิศวกรมีคำถาม
การตรวจภายในก่อนวันนัดทำอะไรได้บ้าง?
วันก่อนการตรวจรับงาน ตัวแทนผู้รับเหมาควรเดินตรวจงานติดตั้งด้วยตัวเองโดยใช้รายการตรวจเดียวกับที่วิศวกรโรงงานจะใช้
นี่ไม่ใช่การหางานเพิ่ม แต่เป็นการกำจัดความประหลาดใจ ท่อที่ยึดไม่ครบในมุมโรงงานไม่ใช่ข้อบกพร่องร้ายแรง แค่แก้ไขได้ใน 5 นาที แต่ถ้าวิศวกรโรงงานเจอก่อน มันกลายเป็นรายการที่บันทึกไว้และส่งผลต่อบรรยากาศการตรวจรับงานทั้งหมด
การเดินตรวจภายในหนึ่งชั่วโมงก่อนวันนัดมักพบรายการเล็กน้อยที่ไม่อยากให้วิศวกรโรงงานเจอก่อน แก้ให้เสร็จก่อนวันตรวจ บันทึกการปิดรายการ แล้วการตรวจรับงานจะเริ่มต้นในทิศทางที่ดี
เจอปัญหาในวันตรวจรับงานต้องทำอย่างไร?
วิศวกรย่อมเจอบางอย่างระหว่างตรวจ นั่นคือวัตถุประสงค์ของการตรวจรับงาน คำถามคือจะรับมืออย่างไร
ถ้าเป็นสิ่งที่แก้ได้ด้วยการอธิบายข้อเท็จจริงในวันนั้นก็ไม่ใช่ปัญหา วิศวกรชี้อุปกรณ์ที่เปลี่ยน ผู้รับเหมาเปิดบันทึกการเปลี่ยนที่มีการเปรียบเทียบสเปคและลายเซ็นอนุมัติของลูกค้า คำถามถูกตอบ การตรวจรับงานเดินหน้าต่อ
ถ้าต้องแก้ไขงานจริงก็บันทึกไว้ ผู้รับเหมาตอบรับและนัดวันแก้ไข การตรวจรับงานเดินหน้าต่อ ลายเซ็นในเอกสารส่งมอบรอจนกว่าการแก้ไขจะเสร็จ นี่คือกระบวนการที่ควรเป็น
สิ่งที่สร้างปัญหาคือการเร่งขอลายเซ็นก่อนที่จะแก้ไขเสร็จ หรือรับปากด้วยวาจาว่าจะแก้ให้ ทั้งสองกรณีนำไปสู่การส่งมอบแบบมีเงื่อนไขที่กลายเป็นข้อพิพาทภายหลัง รอแก้งานให้เสร็จสะอาดแล้วค่อยเซ็นดีกว่า
คำถามที่พบบ่อย
ควรตรวจรับงานก่อนหรือหลัง commissioning?
สำหรับโซลาร์ควรหลัง commissioning เพราะต้องทำการทดสอบการป้องกันให้เสร็จก่อนวิศวกรมาตรวจ ผลทดสอบ anti-islanding เป็นส่วนหนึ่งของแฟ้มที่วิศวกรต้องดู สำหรับ LED Retrofit ควรหลังจากวัดค่าแสงและแนบผลเข้าไปในบันทึกงานแล้ว
ถ้าวิศวกรโรงงานว่างรับนัดได้อีก 2 สัปดาห์หลังงานเสร็จต้องทำอย่างไร?
ช่วงเวลา 2 สัปดาห์นั้นใช้รวบรวมแฟ้มให้ครบ ตรวจดูว่าขาดอะไร และตรวจสอบว่าผลวัด commissioning แนบอยู่ในบันทึกงานแล้วก่อนถึงวันนัด ไปถึงพร้อมแฟ้มครบในวันที่ช้าดีกว่าไปพร้อมแฟ้มครบที่เพิ่งรวบรวมระหว่างที่วิศวกรรอ
ถ้าไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่วิศวกรบันทึกในการตรวจรับงาน?
ขอให้ระบุเป็นลายลักษณ์อักษร: รายการที่พบ มาตรฐานที่วิศวกรอ้างอิง และสิ่งที่ต้องการเพื่อปิดรายการ นี่ไม่ใช่การต่อต้าน แต่เป็นการทำให้การแก้ไขปัญหาอิงข้อเท็จจริง การโต้เถียงด้วยวาจาในวันตรวจรับงานแก้ยากกว่าการมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
หากกระบวนการปัจจุบันของคุณเพิ่งเริ่มรวบรวมแฟ้มส่งมอบในช่วงวันก่อนตรวจรับงาน แทนที่จะสะสมไปพร้อมกับการปิดงาน มีโอกาสที่ช่องว่างจะเกิดขึ้นในเวลาที่แย่ที่สุด โปรแกรม TRACE 30 สร้างแฟ้มนี้สะสมตั้งแต่ commissioning จนถึงการปิดงาน เพื่อให้ชุดเอกสารสำหรับการตรวจรับงานพร้อมก่อนที่จะนัดวัน ถ้าอยากคุยว่าใช้กับงานที่คุณรันอยู่ได้อย่างไร นัดคุยสั้นๆ ได้เลย